Po skonfigurowaniu połączenia z KSeF i dodaniu autoryzacji kolejnym etapem pracy w enova365 jest codzienna obsługa dokumentów. Faktury są przekazywane oraz odbierane bezpośrednio przez krajowy system e-Faktur, dlatego coraz większe znaczenie ma nie tylko samo wystawienie dokumentu, ale również kontrola statusów wysyłki, pobieranie faktur zakupowych oraz organizacja dalszej pracy z dokumentami pomiędzy firmą a biurem rachunkowym.
Codzienna praca z KSeF w enova365 obejmuje dwa główne obszary:
Faktury sprzedażowe
Faktury zakupowe
Jeżeli połączenie z KSeF nie zostało jeszcze skonfigurowane, warto wcześniej zapoznać się z artykułem dotyczącym konfiguracji KSeF w enova365 oraz instrukcją konfiguracji KSeF w enova365 krok po kroku.
Faktura przygotowywana jest na liście Faktury sprzedaży, gdzie uzupełniane są dane kontrahenta, pozycje faktury oraz wymagane informacje podatkowe. Na tym etapie dokument funkcjonuje jeszcze jako standardowa faktura sprzedażowa w systemie enova365. Po zapisaniu faktury dokument pozostaje widoczny na liście faktur sprzedażowych, ale jednocześnie pojawia się również w obszarze Wysyłanie w sekcji KSeF. To właśnie w tym obszarze odbywa się dalsza obsługa faktury związana z wysyłką do KSeF, kontrolą statusów oraz nadaniem numeru KSeF.
Do momentu wysłania dokument posiada status „Brak”, co oznacza, że faktura nie została jeszcze przekazana do KSeF. Dopiero poprawna wysyłka dokumentu oraz późniejsze potwierdzenie przetworzenia przez KSeF pozwala uzyskać status „Przyjęta” oraz nadać dokumentowi numer KSeF.
Przed wysłaniem dokumentu do KSeF w enova365 można wygenerować strukturę pliku XML wykorzystywaną do komunikacji z systemem. Odpowiada za to czynność Generuj, która tworzy plik XML dla wybranego dokumentu. Następnie możliwe jest użycie czynności Sprawdź strukturę pliku, pozwalającej zweryfikować poprawność danych wymaganych przez KSeF jeszcze przed rozpoczęciem wysyłki.
Takie podejście ułatwia wcześniejsze wychwycenie ewentualnych błędów i pozwala lepiej kontrolować proces wysyłki dokumentów, szczególnie przy większej liczbie faktur lub bardziej rozbudowanych procesach sprzedażowych.
Po wysłaniu dokumentu do KSeF konieczne jest sprawdzenie statusu jego przetwarzania. W enova365 służy do tego czynność Sprawdź status, która pozwala sprawdzić aktualny status przetwarzania dokumentu w KSeF.
Początkowo faktura posiada status „Brak”, następnie po wysłaniu zmienia status na „Wysłana”. Dopiero po poprawnym przetworzeniu dokumentu przez KSeF dokument otrzymuje status „Przyjęta” oraz numer KSeF.
Sprawdzenie statusu ma również znaczenie dla sposobu prezentowania dokumentu. W przypadku wysyłki online lub offline24 faktura może zawierać tymczasowy kod QR powiązany z certyfikatem lub identyfikatorem wysyłki.
Dopiero po uzyskaniu statusu „Przyjęta” możliwe jest wygenerowanie właściwego kodu QR powiązanego bezpośrednio z numerem KSeF dokumentu. Dzięki temu faktura zostaje jednoznacznie powiązana z dokumentem zarejestrowanym w krajowym systemie e-Faktur.
Przy większej liczbie dokumentów ważna staje się nie tylko sama wysyłka faktur do KSeF, ale również sprawna kontrola całego procesu komunikacji z systemem. W enova365 możliwe jest wykorzystanie harmonogramu zadań automatyzującego wybrane działania związane z obsługą dokumentów w KSeF.
Harmonogram może wspierać między innymi:
Takie rozwiązanie ułatwia codzienną pracę przy większej liczbie faktur oraz ogranicza ilość ręcznych działań związanych z kontrolowaniem komunikacji z KSeF. Konfiguracja harmonogramu najczęściej wykonywana jest przez biuro rachunkowe lub dział IT odpowiedzialny za utrzymanie środowiska enova365.
Sprawdzanie statusów dokumentów ma istotne znaczenie, ponieważ dopiero po poprawnym przetworzeniu dokumentu przez KSeF faktura otrzymuje status „Przyjęta” oraz numer KSeF.
Oprócz faktur sprzedażowych enova365 pozwala również pobierać i obsługiwać dokumenty zakupowe z KSeF. Aby je pobrać, należy utworzyć zapytanie o dostępne faktury. Podczas tworzenia zapytania wybiera się zakres dat, rodzaj pobieranych dokumentów oraz sposób autoryzacji wykorzystywany do połączenia z KSeF. Po przesłaniu zapytania system pobiera informacje o dokumentach dostępnych do odebrania z KSeF.
Po prawidłowym przetworzeniu zapytania możliwe jest pobranie pakietów danych zawierających dokumenty, a pobrane faktury trafiają na listę pobranych faktur.
Na tym etapie można sprawdzić wizualizację dokumentu oraz zweryfikować podstawowe dane faktury, takie jak kontrahent, numer KSeF czy wartości dokumentu.
Po pobraniu dokumentów z KSeF możliwa jest ich dalsza organizacja bezpośrednio w Pulpicie Klienta Biura Rachunkowego. Na tym etapie można przypisywać dokumentom odpowiednie kategorie, dodawać opisy oraz przekazywać informacje pomocne przy późniejszej pracy z fakturami.
Pobrane faktury początkowo posiadają kategorię „Nieokreślona”. Oznacza to, że zostały pobrane z KSeF, ale nie zostały jeszcze zweryfikowane przez klienta. Jeżeli faktura wymaga dodatkowych ustaleń lub sprawdzenia, można przypisać jej kategorię „Do wyjaśnienia”. Takie oznaczenie pozwala łatwo oddzielić dokumenty wymagające dodatkowej analizy od pozostałych faktur znajdujących się na liście.
Do dokumentów można również dodawać opisy i uwagi zawierające dodatkowe informacje dotyczące faktury. Dzięki temu wszystkie informacje związane z dokumentem pozostają dostępne w jednym miejscu i nie wymagają dodatkowej wymiany wiadomości poza systemem.
Istotnym elementem procesu jest również oznaczenie „Akceptacja klienta”. Takie oznaczenie informuje biuro rachunkowe, że klient zweryfikował dokument i potwierdza jego związek z prowadzoną działalnością. W praktyce zastępuje to tradycyjne przekazywanie dokumentów do księgowości poza systemem. Na podstawie zaakceptowanych dokumentów księgowa tworzy dokumenty ewidencji i wykorzystuje je w dalszej obsłudze księgowej.
Po pobraniu i odpowiednim oznaczeniu dokumentów możliwe jest utworzenie dokumentów w systemie na podstawie plików XML. W zależności od konfiguracji system może tworzyć dokumenty ewidencji lub dokumenty handlowe przy wykorzystaniu modułu Handel.
Tworzenie dokumentów na podstawie plików XML przyspiesza dalszą obsługę księgową i ogranicza ilość ręcznej pracy związanej z przepisywaniem danych. Dzięki temu łatwiej zachować zgodność danych pomiędzy dokumentem w KSeF a zapisami w enova365.
KSeF zmienia nie tylko sposób wysyłania i odbierania faktur, ale również codzienną organizację pracy z dokumentami. W praktyce coraz większe znaczenie ma kontrolowanie statusów wysyłki, pobieranie dokumentów zakupowych oraz uporządkowanie współpracy pomiędzy firmą a biurem rachunkowym.
Pulpit Klienta Biura Rachunkowego w enova365 pozwala połączyć te działania w jednym procesie pracy z dokumentami. Firma może na bieżąco weryfikować faktury, oznaczać dokumenty oraz przekazywać informacje potrzebne do dalszej obsługi księgowej bez konieczności dodatkowej wymiany maili lub ręcznego opisywania dokumentów poza systemem.
Wraz z obowiązkowym KSeF coraz większe znaczenie ma nie tylko sama konfiguracja systemu, ale również uporządkowanie codziennej pracy z dokumentami oraz sprawny przepływ informacji pomiędzy firmą a księgowością.
Nie wiesz, od czego zacząć? A może boisz się, że coś pominiesz?
Zespół TwentyTwenty Accounting z przyjemnością zajmie się Twoim rozliczeniem PIT– szybko, bezstresowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Skontaktuj się z nami, a zajmiemy się resztą!
https://twentytwenty.pl/kontakt/
Wysyłanie faktur do KSeF w enova365 w Pulpicie Klienta to jeden z podstawowych etapów codziennej pracy z dokumentami. Po wystawieniu faktury dokument należy przekazać do KSeF, sprawdzić status jego przetwarzania oraz zweryfikować poprawność komunikacji z systemem.
Wszystkie działania związane z obsługą faktury sprzedażowej mogą być realizowane bezpośrednio w Pulpicie Klienta Biura Rachunkowego enova365 bez konieczności pracy w dodatkowych narzędziach lub poza systemem.
Jeżeli połączenie z KSeF nie zostało jeszcze skonfigurowane, rozpocznij od wcześniejszych materiałów:
https://twentytwenty.pl/konfiguracja-ksef-w-enova365/ oraz https://twentytwenty.pl/instrukcja-konfiguracji-ksef-w-enova365/
Status „Brak” oznacza, że dokument nie został jeszcze wysłany do KSeF.
Weryfikacja pliku XML przed wysyłką pozwala wcześniej wychwycić błędy w dokumencie i ograniczyć problemy podczas komunikacji z KSeF.
Kolejne etapy procesu obejmują sprawdzenie statusów wysłanych dokumentów oraz pobranie UPO. Funkcja pobierania UPO jest dostępna dla klientów, którym biuro rachunkowe udostępniło obsługę UPO w konfiguracji systemu. Proces może zostać zakończony po uzyskaniu przez wszystkie dokumenty statusu KSeF „Przyjęta”.
Dokument może posiadać jeden z poniższych statusów:
Przed nadaniem numeru KSeF dokument może zawierać tymczasowy kod QR powiązany z identyfikatorem wysyłki. Po przyjęciu dokumentu przez KSeF system generuje właściwy kod QR powiązany z numerem KSeF.
Po poprawnym skonfigurowaniu połączenia i autoryzacji codzienna praca z KSeF sprowadza się przede wszystkim do sprawnej obsługi dokumentów oraz kontrolowania komunikacji z systemem. Regularne sprawdzanie statusów wysyłki, numerów KSeF oraz poprawności przetwarzania dokumentów pozwala szybciej wychwycić ewentualne błędy i uporządkować dalszą obsługę faktur.
W kolejnym materiale pokazujemy również, jak wygląda pobieranie faktur zakupowych z KSeF oraz dalsza obsługa dokumentów zakupowych w enova365.
Nie wiesz, od czego zacząć? A może boisz się, że coś pominiesz?
Zespół TwentyTwenty Accounting z przyjemnością zajmie się Twoim rozliczeniem PIT– szybko, bezstresowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Skontaktuj się z nami, a zajmiemy się resztą!
https://twentytwenty.pl/kontakt/
Pobieranie faktur zakupowych z KSeF w enova365 w Pulpicie Klienta to jeden z podstawowych etapów codziennej pracy z dokumentami. Po odebraniu dokumentów z KSeF ważne staje się nie tylko pobranie faktur, ale również ich weryfikacja, kontrola statusów oraz przygotowanie dokumentów do dalszej obsługi księgowej.
Wszystkie działania związane z obsługą faktur zakupowych mogą być realizowane bezpośrednio w Pulpicie Klienta Biura Rachunkowego enova365 bez konieczności pracy w dodatkowych narzędziach lub poza systemem.
Pobieranie dokumentów z KSeF wymaga wcześniejszego skonfigurowania połączenia oraz dodania autoryzacji w enova365. Jeżeli system nie został jeszcze przygotowany do pracy z KSeF, rozpocznij od wcześniejszych materiałów:
https://twentytwenty.pl/konfiguracja-ksef-w-enova365/ oraz https://twentytwenty.pl/instrukcja-konfiguracji-ksef-w-enova365/
Po wykonaniu czynności na liście pojawi się wpis dotyczący utworzonego zapytania.
Zapytanie może posiadać status:
Pobieranie dokumentów możliwe jest dopiero po uzyskaniu statusu „200 – Przetworzono”.
Po poprawnym pobraniu pakietów pobrane dokumenty będą dostępne na liście Pobrane w sekcji KSeF.
Na liście widoczne są między innymi:
Po pobraniu dokumentów pliki KSeF otrzymują początkowo kategorię „Nieokreślona”. Kategoria zmienia się dopiero po dalszej obsłudze dokumentu przez użytkownika.
Weryfikacja dokumentu pozwala sprawdzić poprawność danych jeszcze przed przekazaniem faktury do dalszej obsługi księgowej.
Parametr Wykluczone wykorzystywany jest w sytuacji, gdy dokument został wystawiony omyłkowo lub nie powinien zostać przekazany do księgowania.
Dokument może zostać oznaczony między innymi jako:
Akceptacja dokumentu pozwala przekazać do biura rachunkowego informację, że dokument został zweryfikowany przez klienta.
Po wykonaniu operacji dokument zostanie zapisany w ewidencji wraz z numerem KSeF oraz danymi pobranymi z pliku XML.
Po poprawnym skonfigurowaniu połączenia i autoryzacji codzienna praca z dokumentami zakupowymi sprowadza się przede wszystkim do sprawnego pobierania dokumentów, ich weryfikacji oraz przekazywania do dalszej obsługi księgowej. Regularna kontrola dokumentów pobranych z KSeF pozwala uporządkować proces pracy z dokumentami oraz ograniczyć ryzyko błędów podczas księgowania.
Nie wiesz, od czego zacząć? A może boisz się, że coś pominiesz?
Zespół TwentyTwenty Accounting z przyjemnością zajmie się Twoim rozliczeniem PIT– szybko, bezstresowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Skontaktuj się z nami, a zajmiemy się resztą!
https://twentytwenty.pl/kontakt/
Ta strona używa plików cookies. Korzystanie ze strony bez zmiany ustawień przeglądarki w tym zakresie, oznacza zgodę na ich używanie. Więcej informacji na ten temat znajduje się w naszej polityce prywatności.
The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.
PL
EN
UA
ARA