Konfiguracja KSeF w enova365 w Pulpicie Klienta

Konfiguracja KSeF w enova365 wpływa bezpośrednio na to, czy dokumenty są poprawnie wysyłane, pobierane i widoczne dla biura rachunkowego. W modelu pracy na Pulpicie Klienta klient i biuro rachunkowe działają na jednej bazie danych. To wymaga spójności ustawień i statusów dokumentów. Jeżeli konfiguracja KSeF jest niepełna, dokument może być widoczny w systemie, ale nie oznacza to jeszcze, że przeszedł cały proces i jest gotowy do księgowania. 

Obsługa KSeF enova365 w Pulpicie Klienta opiera się na czterech obszarach: 

1. Wysyłanie 

2. Pobieranie 

3. Pobrane 

4. Autoryzacja 

Każdy z tych obszarów odpowiada za inny etap pracy z dokumentem i wpływa na to, co dzieje się dalej, dlatego nie wszystko odbywa się w jednym miejscu. W efekcie przed rozpoczęciem pracy warto rozumieć, za co odpowiada konkretna sekcja i jaki ma wpływ na dalszą obsługę faktur.

Jak działa KSeF enova365 w Pulpicie Klienta 

KSeF w enova365 działa jako proces, a nie pojedyncze działanie związane z wysyłką lub pobraniem faktury. System dzieli pracę z dokumentami na kilka etapów, które odpowiadają kolejnym czynnościom.

Działanie KSeF w Pulpicie Klienta można uporządkować w czterech warstwach: 

1. Połączenie z KSeF i autoryzacja odpowiada za możliwość komunikacji z systemem. Bez tego enova365 nie będzie wysyłać ani pobierać dokumentów z KSeF. 
   
2. Wysyłka dokumentów sprzedażowych dotyczy faktur, które trafiają do KSeF i otrzymują numer KSeF. 
   
3. Pobieranie dokumentów z KSeF obejmuje przede wszystkim faktury zakupowe wystawione przez kontrahentów. 
   
4. Uporządkowanie dokumentów to etap, w którym pobrane faktury są sprawdzane i przygotowywane do dalszej pracy księgowej. 

Zestawienie tych czterech obszarów pokazuje, że KSeF nie działa jako pojedyncze ustawienie. Dopiero spojrzenie na całość pozwala zrozumieć, dlaczego dokument w jednym miejscu jest widoczny, a w innym nadal wymaga działania. 
 
Jeżeli chcesz przejść przez konfigurację krok po kroku, zobacz instrukcję konfiguracji KSeF:

https://twentytwenty.pl/instrukcja-konfiguracji-ksef-w-enova365

Połączenie z KSeF i autoryzacja w enova365 

Pierwszym etapem jest połączenie systemu z KSeF oraz przygotowanie autoryzacji. Biuro rachunkowe często konfiguruje połączenie wcześniej, dlatego po wejściu do Pulpitu Klienta część ustawień jest już dostępna. Kluczowa jest autoryzacja, ponieważ to ona określa nie tylko możliwość komunikacji z KSeF, ale też zakres działań na dokumentach.

Klient i biuro rachunkowe mogą pracować na różnych zakresach uprawnień, zależnie od tego, jak wygląda współpraca. Klient może mieć dostęp do wystawiania i wysyłki dokumentów, a biuro do ich pobierania. Możliwa jest też sytuacja, w której biuro ma dostęp do szerszego zakresu działań. Taki układ pozwala dopasować pracę do sposobu współpracy i jasno określić, kto odpowiada za poszczególne etapy. 

Certyfikat KSeF czy token w enova365 

Do komunikacji z KSeF potrzebny jest sposób autoryzacji. W enova365 mamy dwa rozwiązania: certyfikat KSeF albo token. 

Token jest rozwiązaniem tymczasowym i zgodnie z założeniami systemu będzie dostępny tylko do końca 2026 roku. Certyfikat ma określony okres ważności, najczęściej 2 lata i jest przeznaczony do ciągłej pracy z KSeF.  

Certyfikat najpierw należy wygenerować w systemie KSeF, a następnie dodać go w enova365 jako element połączenia. Te dwa kroki bezpośrednio się łączą, dlatego bez wygenerowania certyfikatu i nadania mu uprawnień nie można pracować z dokumentami.

Uprawnienia w KSeF – najczęstszy problem konfiguracji 

Brak uprawnień w KSeF to jeden z najczęstszych powodów problemów z konfiguracją. Certyfikat może być wygenerowany i dodany poprawnie, dane mogą być zapisane w enova365, a mimo to system nie pozwala na wysyłkę ani pobieranie dokumentów. Wynika to z tego, że konfiguracja w enova365 i uprawnienia w KSeF to dwa różne elementy. Pierwszy dotyczy ustawień w programie. Drugi określa, co dana firma albo osoba może zrobić w KSeF. 

Certyfikat pozwala się zalogować do KSeF, ale dopiero uprawnienia decydują, co można w nim zrobić. Połączenie tych dwóch elementów daje możliwość realnej pracy z dokumentami. Jeżeli certyfikat ma nadane tylko uprawnienia do pobierania faktur, nie będzie możliwe ich wysyłanie. Jeżeli ma dostęp do podglądu i wysyłki, nie pozwoli na wystawianie dokumentów. 

Sprawdzenie komunikacji z KSeF w enova365 

Ostatnim etapem konfiguracji jest sprawdzenie połączenia z KSeF. Status połączenia można sprawdzić bezpośrednio w enova365 w ustawieniach dotyczących KSeF albo przy pierwszej operacji na dokumencie, na przykład przy jego wysyłce lub pobraniu. 

W tym momencie widać, czy autoryzacja i uprawnienia działają poprawnie.Jeżeli połączenie jest aktywne, dokument przechodzi dalej i otrzymuje odpowiedni status.  

Jak konfiguracja KSeF w enova365 usprawnia pracę z biurem rachunkowym 

Od konfiguracji KSeF w enova365 zależy, czy dokumenty są od razu gotowe do dalszej pracy. Przy poprawnym ustawieniu widać, które faktury zostały wysłane do KSeF, które zostały pobrane i które wymagają decyzji klienta, na przykład akceptacji przed księgowaniem. 

Biuro rachunkowe pracuje wtedy na dokumentach z jasno określonym statusem. Numer KSeF jednoznacznie potwierdza rejestrację faktury w systemie i pokazuje kolejne etapy bez dodatkowych ustaleń.

KSeF zaczyna realnie usprawniać pracę wtedy, gdy jest częścią jasno określonego procesu obsługi dokumentów, dlatego kluczowe jest ustalenie, kto odpowiada za autoryzację, kto kontroluje statusy i kiedy klient akceptuje dokument i przekazuje go dalej do księgowości. Dzięki temu KSeF wspiera codzienną pracę, a jednocześnie upraszcza komunikację i przyspiesza współpracę między klientem a biurem rachunkowym.

Najczęstsze pytania o enova365 KSeF w Pulpicie Klienta 

1. Czy klient może samodzielnie dodać autoryzajce KSeF w Pulpicie Klienta Biura Rachunkowego? 
   
   Tak, może zrobić to przez zakłądkę KSeF – autoryzacje. Uprawnienia do autoryzacji zostaną nadane zalogowanemu operatorowi w enova 365 w Pulpicie Klienta Biura Rachunkowego.
   
2. Czy konfiguracja KSeF w enova365 jest jednorazowa? 
   
   Konfiguracja KSeF nie jest całkowicie jednorazowa. Połączenie i autoryzacja są ustawiane na etapie wdrożenia, ale do konfiguracji wraca się przy zmianie certyfikatu, uprawnień albo sposobu pracy z dokumentami. 
   
3. Dlaczego KSeF nie działa mimo poprawnej konfiguracji? 
   
   Najczęściej problemem są brakujące uprawnienia w KSeF. Samo dodanie certyfikatu albo uzupełnienie ustawień w enova365 nie wystarczy, jeżeli po stronie KSeF nie nadano właściwych uprawnień. 
   
4. Do czego służy certyfikat offline, a do czego online w KSeF? 
   
   Certyfikat online służy do bieżącej wysyłki i pobierania dokumentów w KSeF. Certyfikat offline wykorzystywany jest wtedy, gdy nie ma połączenia z systemem KSeF  i dokumenty są przygotowywane do późniejszego wysłania. 
   
5. Jakie uprawnienia w KSeF można nadać biuru rachunkowemu i jak wpływają one na współpracę?
   
    Biuro rachunkowe może mieć dostęp tylko do podglądu i pobierania faktur z KSeF albo szerszy zakres, obejmujący również ich wystawianie i wysyłkę. To, co biuro widzi i może zrobić w systemie, zależy od uprawnień nadanych przez klienta w KSeF.  
   
6. Czy klient może pracować na jednej autoryzacji z biurem rachunkowym? 
   
   Tak, natomiast nie jest to zalecene rozwiązanie. Uprawnienia KSeF mogą być rozdzielone. Biuro rachunkowe może mieć dostęp tylko do pobierania faktur, a klient do pobierania i wysyłki faktur do systemu KSeF. 

---

Potrzebujesz pomocy? Zgłoś się do biura rachunkowego!

Nie wiesz, od czego zacząć? A może boisz się, że coś pominiesz?

Zespół TwentyTwenty Accounting z przyjemnością zajmie się Twoim rozliczeniem PIT – szybko, bezstresowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Skontaktuj się z nami, a zajmiemy się resztą:
https://twentytwenty.pl/kontakt/