Koszty uzyskania przychodu 2021 – co można do nich zaliczyć?

Co to są koszty uzyskania przychodu?

Kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania/ zabezpieczenia źródła tych przychodów.

Przedsiębiorca dokonujący wydatków, które mają zostać uznane za KUP, powinien pamiętać, że ciąży na nim obowiązek udowodnienia w przypadku kontroli ze strony Urzędu Skarbowego, że poniesiony wydatek ma związek z prowadzoną przez niego działalnością. Dlatego powinien kierować się zdrowym rozsądkiem, gospodarnością i przepisami prawa . Dobrze jest konsultować się w tym względzie z księgową. Należy też zwrócić uwagę na przepisy, które wykluczają zaliczenie niektórych wydatków do kosztów uzyskania przychodu. W Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych znajduje się spis takich wydatków.

Udokumentowanie kosztów firmowych

Obowiązkiem przedsiębiorcy jest również odpowiednie udokumentowanie wydatków, jeśli mają one zostać zaliczone do KUP.

Właściwym dokumentem jest:

• Faktura (faktura VAT RR)
• Rachunek
• Umowa lub rachunek do umowy
• Paragon dokumentujący zapłatę za przejazd autostradą
• Bilet komunikacyjny (pod warunkiem że jest na nim NIP sprzedawcy)
• Potwierdzenie poniesienia opłaty pocztowej
• Dokumenty celne
• Nota księgowa
• Dowód poniesienia opłat bankowych
• Paragon (pod warunkiem że jest na nim NIP nabywcy i sprzedawcy)

Właściwe udokumentowanie stanowi dowód, że określony wydatek został poniesiony i że miał on związek z prowadzoną działalnością.

Koszty uzyskania przychodu – przykłady

Wydatki jakie może ponosić przedsiębiorca związane są ściśle z branżą, w której funkcjonuje. Dlatego bardzo trudno jest  wymienić wszystkie możliwe koszty.

Istnieje jednak możliwość określenia wydatków wspólnych dla wszystkich rodzajów działalności gospodarczych, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Oto kilka z nich:

Elektronika i akcesoria elektroniczne:

• Laptopy i komputery oraz akcesoria do nich (również ich leasing)
• Smartfon, tablet
• Monitory
• Klawiatura, myszka
• Drukarka, skaner
• Kamera internetowa, słuchawki
• Oprogramowanie komputerowe niezbędne do pracy, licencje,  system operacyjny, programy specjalistyczne, karty graficzne, dyski zewnętrzne, opaty za korzystanie i pracę w chmurze
• Telefony komórkowe ( w rozsądnych ilościach), futerały, karty pamięci, przejściówki
• Zakup mobilnego Internetu (mobilnego routera)
• Telewizory, sprzęt audio, aparaty fotograficzne, kamery tylko, gdy mają bezpośredni związek z wykonywaną działalnością

Edukacja przedsiębiorcy (pracowników firmy):

• Czasopisma branżowe, książki
• Szkolenia, kursy specjalistyczne, warsztaty, studia podyplomowe, jeżeli ich tematyka ściśle wiąże się z prowadzoną działalnością gospodarczą
• Kursy językowe – jeśli ich znajomość wymagają kontakty biznesowe
• Udział w konferencjach tematycznych, branżowych

Promocja i reklama firmy:

• Znak towarowy – logo: projekt, rejestracja
• Wizytówki
• Strona internetowa (również wykup domeny, hostingu, layoutu strony, certyfikatu SSL)
• Wykup reklamy w środkach masowego przekazu (Internet, radio, telewizja)
• Upominki z logo firmy

Transport:

• Zakup samochodu (innego pojazdu)
• Leasing samochodu (innego pojazdu): opłata wstępna, opłaty manipulacyjne, prowizje, raty, koszty leasingowanego pojazdu
• Amortyzacja pojazdu (również innego sprzętu pozostającego na stanie firmy)
• Zakup paliwa, płynów eksploatacyjnych
•  Części zamienne
• Ubezpieczenie komunikacyjne
• Okresowe badania techniczne OC/NNW/AC
• Wynajem samochodu na minuty
• Opłaty za autostrady
• Zakup motoru, skutera, roweru (ważne umotywowanie)
• Zakup okresowych biletów komunikacji miejskiej (najlepiej na okaziciela), biletów jednorazowych
• Przejazdy taksówkami

Podróże służbowe:

• Diety
• Noclegi
• Przejazdy

Pracownicy w firmie:

• Wynagrodzenia pracowników w kwotach brutto
• Składki ZUS i podatki związane z zatrudnianiem pracowników w części finansowanej przez pracodawcę
• Benefity pracownicze (karty multisport, pakiety medyczne)
• Imprezy integracyjne firmy
• Środki spożywcze na potrzeby pracowników

Usługi księgowe i finansowe:

• Obsługa księgowa firmy
• Usługi firm faktoringowych (finansowanie faktur, weryfikacja kontrahentów)
• Opłaty bankowe
• Opłaty skarbowe

Inne:

• Odzież robocza oraz odzież obrandowana logotypem
• Składki ZUS przedsiębiorcy
• Straty podatkowe firmy i straty spowodowane zniszczeniem, kradzieżą majątku firmy

Do kosztów firmy nie należy natomiast zaliczać  kosztów reprezentacji.

Brakuje niestety precyzyjnej definicji „kosztów reprezentacji”, dlatego tak często podlegają one indywidualnej interpretacji pracowników Urzędów Skarbowych.

Z tego powodu nie zaleca się przedsiębiorcom zaliczania do kosztów uzyskania przychodu np. zakupu drogich mebli, garniturów czy obrazów.