ULGA BADAWCZO-ROZWOJOWA – NA CZYM POLEGA I DLA KOGO MOŻE BYĆ ATRAKCYJNA?

Ulga badawczo-rozwojowa jest jedną z najbardziej atrakcyjnych preferencji w polskim systemie podatkowym. Pozwala ona na dwukrotne, a czasami nawet trzykrotne odliczenie określonych kosztów poniesionych na prowadzenie działalności badawczo-rozwojowej. Atrakcyjność tej preferencji wciąż nie jest jeszcze jednak doceniana przez wiele podmiotów, m.in. ze względu na błędne przekonanie, że do skorzystania z niej niezbędne jest posiadanie rozbudowanych działów zajmujących się tematyką badań i rozwoju czy prowadzenie działalności innowacyjnej w skali branży, kraju lub świata.

W związku z tym, jako kancelaria doradztwa podatkowego, zdecydowaliśmy się na stworzenie cyklu publikacji dotyczących ulgi badawczo-rozwojowej. W ramach tej serii postaramy się przybliżyć istotne aspekty związane z korzystaniem z tej preferencji, jak również będziemy przedstawiać praktykę interpretacyjną dotyczącą ulgi, uwzględniając specyficzne uwarunkowania stosowania jej w różnych branżach. W pierwszym artykule z tej serii przedstawiamy podstawowe zasady i ogólny mechanizm działania ulgi, tak, aby w kolejnych publikacjach skupić się już na konkretnych wyzwaniach i specyficznych zagadnieniach związanych z tym tematem.

Zakres podmiotowy ulgi badawczo-rozwojowej

Pierwszą kwestią wartą uwagi jest szeroki zakres podmiotowy ulgi badawczo-rozwojowej. Ulga ta wprowadzona została bowiem zarówno w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Oznacza to, że z preferencji skorzystać mogą:

• osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (pod warunkiem, że rozliczają się według skali podatkowej lub podatku liniowego, bowiem ulga nie jest przeznaczona dla osób stosujących ryczałt od przychodów ewidencjonowanych),
• handlowe spółki osobowe (spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa i spółka komandytowo-akcyjna),
• handlowe spółki kapitałowe (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna),
• inne podmioty będące podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych.

Jak wynika z powyższego, dzięki szerokiemu zakresowi podmiotowemu ulgi, jest ona możliwa do wdrożenia w większości przedsiębiorstw działających na polskim rynku.

Definicja działalności badawczo-rozwojowej

Podstawowym warunkiem skorzystania z ulgi badawczo-rozwojowej jest prowadzenie działalności badawczo-rozwojowej, która została zdefiniowana bezpośrednio w ustawach podatkowych.

I tak, za działalność badawczo-rozwojową dla celów podatkowych rozumie się działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań. Zgodnie z definicją, aby prace stanowiły działalność badawczo-rozwojową, muszą być spełnione następujące przesłanki:

• twórczy charakter prac,
• podejmowanie prac w sposób systematyczny,
• cel prac ukierunkowany na zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystanie zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań,
• prowadzenie prac w formie badań naukowych lub prac rozwojowych.

Twórczy charakter prac oznacza w szczególności opracowywanie nowych lub znacznie ulepszonych koncepcji czy rozwiązań, które dotychczas nie występowały w przedsiębiorstwie. Przykładowo, pracami o charakterze twórczym są te ukierunkowane na opracowywanie prototypów czy projektów pilotażowych. Systematyczność oznacza, że prace muszą być prowadzone w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany. Innymi słowy, nie mogą być to działania podejmowane ad hoc, ale też działania rutynowe czy powtarzalne. Jeżeli chodzi o przesłankę związaną z celem (rezultatem) prac, nie ma ograniczeń co do charakteru wiedzy, która ma być wykorzystywana lub zwiększana. Może to zatem być wiedza pracowników, przedsiębiorstwa czy też ogólna wiedza dostępna na rynku. Natomiast wymóg prowadzenia prac w formie prac rozwojowych lub badań naukowych w praktyce nie powoduje znaczącego ograniczenia w możliwości stosowania ulgi badawczo-rozwojowej. O ile bowiem badania naukowe muszą kwalifikować się jako badania podstawowe (nienastawione na bezpośrednie zastosowanie komercyjne) lub badania aplikacyjne (nastawione na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług lub wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń), o tyle prace rozwojowe rozumiane są w sposób bardzo szeroki, ponieważ uznaje się za nie każdą działalność obejmującą nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

Koszty kwalifikowane

Ulga badawczo-rozwojowa polega na możliwości odliczenia konkretnych kategorii kosztów od dochodu. Ustawodawca wprowadził zamknięty katalog kosztów kwalifikowanych, obejmujący:

• należności z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, a także z tytułu wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia lub umowy o działo, wraz ze sfinansowanymi przez płatnika składkami ZUS (tzw. koszty pracownicze) – w części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu,
• koszty nabycia materiałów i surowców, jak również niebędącego środkami trwałymi sprzętu specjalistycznego,
• ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne świadczone lub wykonywane przez jednostki naukowe,
• odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej oraz nabycie usługi wykorzystania aparatury naukowo-badawczej,
• określone koszty związane z ochroną własności intelektualnej,
• określone odpisy amortyzacyjne.

Warto nadmienić, że w przypadku podatników posiadających status centrum badawczo-rozwojowego, katalog kosztów kwalifikowanych został dodatkowo rozszerzony o inne rodzaje wydatków.

Mechanizm działania ulgi badawczo-rozwojowej

Ulga badawczo-rozwojowa polega na możliwości odliczenia od dochodu kosztów kwalifikowanych. W związku z tym, że warunkiem uznania danego wydatku za koszt kwalifikowany jest to, że wydatek ten stanowił koszt uzyskania przychodu, zastosowanie ulgi badawczo-rozwojowej umożliwia obniżenie podstawy opodatkowania po raz drugi o wartość tych samych kosztów. Co do zasady ustawodawca dopuścił bowiem możliwość odliczenia 100% kwoty kosztów kwalifikowanych. Wyjątkiem są tzw. koszty pracownicze, w przypadku których wprowadzona została możliwość odliczenia nawet ich dwukrotności.

Jak zatem wynika z powyższego, w uldze badawczo-rozwojowej uwzględnić można zróżnicowane rodzaje wydatków. Najczęściej występującymi i największymi pod względem wartości pozycjami są tzw. koszty pracownicze oraz koszty nabycia materiałów i surowców. Warto podkreślić, że w przypadku, gdy podatnik poniesie 1 mln złotych kosztów kwalifikowanych na prowadzenie działalności badawczo-rozwojowej, może zmniejszyć zobowiązanie podatkowe nawet o kwotę 380 tys. złotych (w przypadku dużych podatników CIT czy podatników PIT rozliczających się podatkiem liniowym) lub 180 tys. złotych (w przypadku małych podatników CIT).

Dokumentacja działalności badawczo-rozwojowej

Istotnym elementem związanym z wdrażaniem ulgi badawczo-rozwojowej jest posiadanie odpowiedniej dokumentacji w tym zakresie. Choć przepisy nie odnoszą się do tego tematu zbyt szczegółowo, praktyka stosowania ulgi badawczo-rozwojowej i praktyka interpretacyjna w tym zakresie dostarczają już wielu istotnych wskazówek.

Po pierwsze, wynikającym bezpośrednio z ustawy obowiązkiem podatnika, który chce stosować ulgę badawczo-rozwojową jest prowadzenie ewidencji kosztów kwalifikowanych. Podatnicy są zobowiązani do wyodrębnienia w ewidencji rachunkowej kosztów działalności badawczo-rozwojowej. Choć ustawa nie precyzuje formy prowadzenia takiej ewidencji, w praktyce utrwaliło się, iż może ona mieć formę pliku Excel. Podatnik ma w tym zakresie swobodę pod warunkiem, że ewidencja pozwala ustalić rzeczywistą wartość kosztów. 

Po drugie, w celu odliczenia kosztów pracowniczych w ramach ulgi badawczo-rozwojowej, w związku z tym, iż ulgą objęte mogą być jedynie należności związane z faktycznym wykonywaniem działalności badawczo-rozwojowej, niezbędne jest prowadzenie ewidencji czasu pracy, w której pracownik (lub zleceniobiorca) wskazuje faktyczny czas pracy poświęcony w danym miesiącu na czynności związane z projektami badawczo-rozwojowymi w odniesieniu do ogólnego czasu pracy.

Po trzecie, warto również pamiętać o dodatkowych dokumentach, które w razie kontroli będą mogły stanowić dowód potwierdzający twórczy i systematyczny charakter prac uznanych za działalność badawczo-rozwojową. Rekomendowane jest prowadzenie dokumentacji, z której wynikać będzie cel i opis prowadzonych projektów, główne działania podejmowane w ich ramach, harmonogram, osoby odpowiedzialne za wykonanie danego zadania, ewentualną specyfikację rozwiązań czy raporty z testów – w zależności od charakteru prowadzonego projektu. Jednocześnie, pragniemy wskazać, iż przepisy podatkowe nie rozstrzygają, w jaki sposób przygotowywane powinny być dokumenty projektowe, ani też nie zawierają wprost wymogu posiadania takich dokumentów, jednak jest to element powszechnej praktyki wśród podatników korzystających z ulgi B+R i często podlega weryfikacji przez organy podatkowe.

Ulga badawczo-rozwojowa – dla kogo może być atrakcyjna?

Ulga badawczo-rozwojowa jest preferencją, którą warto przeanalizować w kontekście podejmowanych przez przedsiębiorstwo działań, w szczególności z powodu istotnych, realnych korzyści finansowych, jakie ze sobą niesie. W związku z tym, że może być ona stosowana w każdej branży i nie zawiera prawie żadnych ograniczeń podmiotowych, każde przedsiębiorstwo powinno choć raz dokonać weryfikacji prowadzonych przez siebie prac pod kątem możliwości jej wdrożenia. Warto pamiętać, że z ulgi skorzystać można zarówno w odniesieniu do bieżącego roku podatkowego, jak i do lat ubiegłych.

* * *

Dziękujemy za przeczytanie naszej publikacji i zapraszamy do zapoznania się z kolejnymi artykułami z cyklu. W następnym poruszony zostanie temat praktycznych aspektów stosowania ulgi badawczo-rozwojowej w branży kosmetycznej.

 

---

ULGA B+R – W CZYM MOŻEMY POMÓC?

Możemy zaproponować kompleksowe wsparcie we wdrożeniu ulgi badawczo-rozwojowej, obejmujące w szczególności:

• prace analityczne w zakresie weryfikacji możliwości wdrożenia ulgi B+R,
• przygotowanie dokumentacji zabezpieczającej (np. w formie opinii prawno-podatkowej),
• przygotowanie wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej, w celu zabezpieczenia formalnego przed ryzykiem zakwestionowania rozliczenia ulgi B+R,
• wsparcie w rozliczeniu ulgi B+R (zarówno na bieżąco, jak i za lata ubiegłe),
• reprezentowanie w postępowaniu kontrolnym dotyczącym rozliczenia ulgi B+R.

Zapraszamy do współpracy!