Brak stawki VAT na fakturze bardzo często sprawia, że sposób rozliczenia sprzedaży wydaje się prostszy, niż wygląda to w rzeczywistości. Skoro na dokumencie nie pojawia się podatek, wiele firm zakłada, że oznaczenia NP, ZW i 0% działają według podobnych zasad, mimo że każde z nich odnosi się do zupełnie innego sposobu rozliczenia transakcji i może powodować inne skutki podatkowe.
Oznaczenie VAT bardzo często sprowadza się do wyboru pola w systemie księgowym albo skopiowania ustawień z wcześniejszej faktury, mimo że sposób rozliczenia powinien wynikać z charakteru sprzedaży, rodzaju kontrahenta oraz zasad podatkowych dotyczących konkretnej transakcji. Dopiero podczas księgowania dokumentów, rozliczeń podatkowych albo weryfikacji danych w systemach księgowych i KSeF okazuje się, że podobne faktury zostały oznaczone według zupełnie innych zasad.
Szczególnej analizy wymagają usługi zagraniczne, działalność zwolniona z VAT oraz sprzedaż rozliczana w różnych modelach podatkowych. NP i 0% wiele osób traktuje jak podobne oznaczenia, stawkę 0% często utożsamia się ze zwolnieniem z VAT, a oznaczenie ZW przedsiębiorcy nierzadko stosują bez sprawdzenia podstawy prawnej zwolnienia.
Brak stawki VAT na fakturze nie zawsze oznacza tę samą sytuację podatkową, ponieważ przedsiębiorca może nie naliczać podatku z kilku różnych powodów. W jednej transakcji sprzedaż może nie podlegać opodatkowaniu w Polsce, w innej korzystać ze zwolnienia z VAT, a w jeszcze innej nadal podlegać opodatkowaniu według stawki 0%.
Mimo że końcowy efekt wygląda podobnie, każda z tych sytuacji opiera się na innych zasadach rozliczania podatku i może powodować zupełnie inne skutki podczas księgowania dokumentów, rozliczeń podatkowych oraz raportowania sprzedaży w systemach księgowych i KSeF.
Sam brak VAT na fakturze nie powinien więc decydować o wyborze oznaczenia podatku. Znaczenie ma przede wszystkim sposób rozliczenia sprzedaży, miejsce opodatkowania transakcji, status kontrahenta oraz podstawa prawna zastosowanej stawki albo zwolnienia.
Przed wyborem oznaczenia VAT przedsiębiorca powinien najpierw ustalić, z czego wynika brak podatku na fakturze. To właśnie przyczyna braku VAT decyduje o tym, czy na fakturze powinno pojawić się NP, ZW albo 0%.
Jeżeli sprzedaż nie podlega opodatkowaniu w Polsce, zastosowanie może mieć oznaczenie NP. Taka sytuacja pojawia się najczęściej przy usługach świadczonych dla zagranicznych kontrahentów, gdzie miejscem opodatkowania pozostaje kraj nabywcy.
Jeżeli przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia z VAT, konieczne staje się ustalenie, czy wynika ono z limitu obrotów, czy z rodzaju wykonywanej działalności. W takiej sytuacji zastosowanie może mieć oznaczenie ZW.
Jeżeli sprzedaż nadal podlega VAT, ale przepisy pozwalają zastosować zerową stawkę podatku, możliwe staje się zastosowanie stawki 0%. Dotyczy to przede wszystkim eksportu oraz części sprzedaży międzynarodowej.
Stawka ZW oznacza sprzedaż zwolnioną z VAT, jednak zastosowanie tego oznaczenia wymaga ustalenia, z jakiego przepisu wynika zwolnienie oraz czy przedsiębiorca rzeczywiście spełnia warunki określone w ustawie. W przeciwieństwie do NP albo 0% przy oznaczeniu ZW kluczowe znaczenie ma podstawa prawna zwolnienia oraz charakter wykonywanej działalności.
Część działalności może korzystać ze zwolnienia z VAT ze względu na rodzaj wykonywanych usług. Takie zwolnienie określa art. 43 ustawy o VAT i obejmuje między innymi wybrane usługi medyczne, edukacyjne, finansowe, terapeutyczne oraz część usług związanych z opieką społeczną.
Znaczenie ma sposób realizacji usługi, zakres działalności oraz spełnienie warunków określonych w przepisach, dlatego podobne usługi mogą w jednej firmie korzystać ze zwolnienia z VAT, a w innej wymagać standardowego rozliczenia podatku.
Drugim rodzajem zwolnienia pozostaje zwolnienie podmiotowe wynikające z art. 113 ustawy o VAT. W takim przypadku przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia ze względu na limit obrotów i do momentu przekroczenia ustawowego progu nie musi rozliczać VAT.
Przepisy przewidują jednak wyłączenia powodujące obowiązek rejestracji do VAT niezależnie od wysokości obrotów. Dotyczy to między innymi części usług doradczych, prawniczych oraz wybranych usług specjalistycznych.
Błędne zastosowanie ZW może prowadzić do korekt dokumentów, problemów podczas rozliczeń podatkowych oraz konieczności dopłaty VAT, dlatego przed wystawieniem faktury warto zawsze sprawdzić podstawę zwolnienia i zasady dotyczące konkretnego rodzaju sprzedaży.
Zmiany związane z KSeF i strukturą FA(3) wprowadzają bardziej szczegółowe oznaczenia dla części stawek VAT. Dotychczasowe oznaczenia NP i 0% zostają rozdzielone na dodatkowe kategorie, które dokładniej określają sposób rozliczenia sprzedaży.
Nowe stawki VAT w KSeF:
| Kod w KSeF | Nazwa | Kiedy stosować |
| 0 KR | Stawka 0% – kraj | Sprzedaż krajowa objęta preferencyjną stawką 0% |
| 0 WDT | Stawka 0% – WDT | Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów |
| 0 EX | Stawka 0% – eksport | Eksport towarów poza UE |
| np I | NP – poza terytorium kraju | Sprzedaż poza Polską bez VAT-UE |
| np II | NP – usługi UE (VAT-UE) | Usługi dla podatników z UE rozliczane przez nabywcę |
Po zmianach związanych z FA(3) i KSeF stawki VAT na fakturze wymagają dokładniejszej weryfikacji niż wcześniej, szczególnie przy sprzedaży zagranicznej oraz transakcjach rozliczanych bez podatku.
0 KR – stosowane jest przy krajowej sprzedaży objętej preferencyjną stawką 0% VAT. Dotyczy to wyłącznie konkretnych przypadków przewidzianych w przepisach, między innymi części transakcji wskazanych w art. 83 ustawy o VAT. Sama sprzedaż krajowa nie oznacza jeszcze możliwości zastosowania stawki 0%, ponieważ konieczne pozostaje spełnienie warunków określonych dla konkretnego rodzaju transakcji.
0 WDT – stosowane jest przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów do kontrahenta z UE posiadającego aktywny numer VAT-UE. Sama sprzedaż do kraju Unii Europejskiej nie wystarcza, ponieważ konieczne pozostaje również posiadanie dokumentów potwierdzających transport towaru.
0 EX – dotyczy eksportu towarów poza Unię Europejską i wymaga posiadania dokumentów potwierdzających wywóz poza UE, między innymi komunikatu IE-599 albo innych dokumentów celnych potwierdzających eksport.
np I – obejmuje sprzedaż, której miejsce opodatkowania znajduje się poza Polską, ale która nie podlega wykazaniu w informacji VAT-UE. Dotyczy to między innymi części usług świadczonych dla kontrahentów spoza Unii Europejskiej.
np II – stosowane jest przy usługach świadczonych dla podatników z innych państw UE, gdzie VAT rozlicza nabywca zgodnie z mechanizmem reverse charge. Takie transakcje wykazywane są również w informacji VAT-UE oraz w pliku JPK_V7.
Oznaczenie NP przedsiębiorca stosuje wtedy, gdy sprzedaż nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce. Najczęściej dotyczy to usług świadczonych dla zagranicznych kontrahentów, gdzie miejscem opodatkowania pozostaje kraj nabywcy, a nie Polska.
Sprzedaż zagraniczna nie oznacza jednak automatycznie stawki VAT 0%, mimo że oba oznaczenia bardzo często traktowane są jako podobny sposób rozliczenia faktury bez stawki VAT. Znaczenie ma rodzaj sprzedaży, miejsce opodatkowania transakcji oraz zasady obowiązujące przy konkretnym typie usługi albo dostawy towarów.
Szczególną uwagę warto zachować przy usługach marketingowych, IT, konsultingowych oraz innych usługach świadczonych dla kontrahentów z Unii Europejskiej albo spoza Polski, ponieważ właśnie przy takich transakcjach najczęściej pojawiają się błędy związane z oznaczeniem NP.
Stawka 0% bardzo często utożsamiana jest ze sprzedażą bez VAT, mimo że transakcja nadal podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Różnica polega na tym, że przedsiębiorca stosuje zerową stawkę podatku, a nie zwolnienie z VAT.
Takie rozliczenie pojawia się najczęściej przy eksporcie towarów oraz wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów, jednak zastosowanie stawki 0% wymaga również spełnienia określonych warunków dokumentacyjnych potwierdzających możliwość zastosowania takiego sposobu rozliczenia.
Sama sprzedaż zagraniczna nie oznacza jeszcze automatycznie prawa do zastosowania stawki 0%, ponieważ znaczenie ma rodzaj sprzedaży, miejsce opodatkowania transakcji oraz zasady obowiązujące przy konkretnym typie usługi albo dostawy towarów.
Najwięcej nieprawidłowości dotyczy usług zagranicznych, sprzedaży zwolnionej z VAT oraz transakcji rozliczanych w różnych modelach podatkowych. Część błędów pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorca kopiuje oznaczenia z wcześniejszych dokumentów albo przypisuje te same stawki VAT do podobnych faktur bez sprawdzenia, czy sprzedaż rzeczywiście podlega takim samym zasadom rozliczenia podatku.
Najczęściej pojawiają się:
Nieprawidłowo dobrane oznaczenie VAT może przez długi czas pozostać niezauważone, a problem bardzo często wychodzi dopiero podczas rozliczeń, kontroli albo analizy dokumentów przez księgowość.
Samo przyjęcie faktury przez KSeF nie oznacza jeszcze poprawnego rozliczenia dokumentu pod względem podatkowym. System sprawdza przede wszystkim zgodność techniczną oraz strukturę faktury, dlatego przedsiębiorca może wysłać dokument z błędnym oznaczeniem VAT mimo pozytywnej akceptacji w KSeF.
Nieprawidłowości bardzo często wychodzą dopiero podczas księgowania dokumentów, rozliczeń podatkowych albo analizy charakteru sprzedaży przez księgowość. Sam fakt, że dokument przeszedł przez system, nie oznacza jeszcze poprawnego sposobu rozliczenia transakcji.
Szczególną ostrożność warto zachować przy fakturach cyklicznych oraz zapisanych wcześniej szablonach dokumentów. Jeżeli system księgowy korzysta ze starych oznaczeń NP albo 0%. Po zmianach związanych z FA(3) i KSeF stawki VAT na fakturze wymagają dokładniejszej weryfikacji niż wcześniej, szczególnie przy sprzedaży zagranicznej oraz transakcjach rozliczanych bez podatku.
Nie wiesz, od czego zacząć? A może boisz się, że coś pominiesz?
Zespół TwentyTwenty Accounting z przyjemnością zajmie się Twoim rozliczeniem PIT– szybko, bezstresowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Skontaktuj się z nami, a zajmiemy się resztą!
https://twentytwenty.pl/kontakt/
Ta strona używa plików cookies. Korzystanie ze strony bez zmiany ustawień przeglądarki w tym zakresie, oznacza zgodę na ich używanie. Więcej informacji na ten temat znajduje się w naszej polityce prywatności.
The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.
PL
EN
UA
ARA