Jak moduł windykacji w enova365 poprawił płynność finansową hurtowni materiałów budowlanych.

Największe wyzwania przed jakimi stał Klient

Jak już wspomnieliśmy, naszym Klientem była hurtownia materiałów budowlanych. Jej główną działalnością była sprzedaż materiałów wykończeniowych. Firma posiadała jeden magazyn oraz halę sprzedażową. Zatrudniała magazynierów, którzy zajmowali się rozładunkiem towaru oraz rozmieszczeniem go w hali. W przypadku dużych zakupów hurtowych, pracownicy pomagali również Klientom w załadunku.

Klient posiadał wdrożone dwa moduły enova365: Handel i CRM oraz dodatek Harmonogram zadań.

Pewne obszary w przedsiębiorstwie działały bez zarzutu. Dzięki użyciu kolektorów danych połączonych z systemem enova365, w łatwy sposób tworzone były dokumenty PZ i WZ, które poprzez relacje wskazywały pracownikom odpowiednie faktury. Sprawiało to, że Klient mógł w każdej chwili zobaczyć przepływ towaru – od momentu zamówienia od producenta, aż do Klienta końcowego.

Problemem, z którym natomiast borykała się firma, była niewystarczająca płynność finansowa wynikająca z nieterminowych płatności kontrahentów. Śledzenie zaległości zajmowało pracownikom bardzo dużo czasu. Dodatkowo, działania te były nieuporządkowane i niejednolite. Podczas rozmów z Klientem dowiedzieliśmy się, że do monitorowania płatności oddelegowane były dwie osoby. Pracownicy ci zaniedbywali przez to inne swoje obowiązki. Następnie do monitorowania płatności została zatrudniona dodatkowa osoba ale nie rozwiązało to problemu. W chwili prowadzonej analizy około 66% wystawianych faktur nie było opłacanych w terminie (wystawiano średnio 300 dokumentów miesięcznie na kwotę około 1 500 000 PLN),  z czego tylko 12% przekraczało termin płatności powyżej 30 dni. Zestawienie nieterminowo opłacanych faktur znajduje się w podsumowaniu tego artykułu.

Wdrożenie modułu windykacji – w jakim celu?

Celem jaki wspólnie z Klientem sobie wyznaczyliśmy było wypracowanie spójnej strategii w zakresie działań windykacyjnych i w jak największym stopniu ich zautomatyzowanie.

Ustaliliśmy m.in., że zrezygnujemy z jednego z najczęściej wykorzystywanych powiadomień, tj. o wystawieniu faktury- 85% faktur było przez Klientów odbieranych w formie papierowej, razem z towarem.

Poniżej schemat postępowania jaki udało się nam wspólnie z Klientem wypracować.

Moduł windykacji – wykonane działania krok po kroku

Naszym głównym założeniem było to, aby cały proces był nadzorowany przez automat. Chcieliśmy ograniczyć ingerencję i nakład pracy Klienta i jego pracowników do niezbędnego minimum.

Wprowadziliśmy więc następujące, automatyczne powiadomienia:

1. Trzy dni przed upływem terminu płatności faktury – sms z przypomnieniem

2. Jeden dzień po upływie terminu płatności – sms oraz mail z przypomnieniem.

3. Siedem dni po upływie terminu płatności – zakładana jest sprawa windykacyjna oraz zostaje wysłany sms oraz mail z załączonym wygenerowanym ponagleniem w formacie pdf. Dodatkowo, w module handlowym są zerowane wszystkie wypracowane rabaty cenowe tego kontrahenta – informacja o tym fakcie również zostaje do kontrahenta wysłana.

4. Dwadzieścia jeden dni po upływie terminu płatności – mail z wygenerowanym wezwaniem do zapłaty w formacie pdf.

5. Dwadzieścia osiem dni po upływie terminu płatności – sms oraz mail z wygenerowanym ostatecznym wezwaniem do zapłaty w formacie pdf. Ponadto, na kontrahenta nakładana jest blokada sprzedaży.

Korzyści z wdrożenia modułu windykacji enova365

Jakie są zalety wdrożenia modułu windykacji w przedsiębiorstwie? Poza sprawą oczywistą, czyli polepszeniem płynności finansowej firmy, moduł windykacji pozwala efektywniej zarządzać komunikacją z kontrahentami. W łatwy sposób można w nim dodawać do już istniejących spraw kolejne dokumenty rozrachunkowe. W ramach danej sprawy widzimy całą jej historię, tj. listę kroków wraz z datami ich wykonania, listę wysłanych wiadomości mailowych, listę założonych zadań dla operatorów (np. zadzwonić do Klienta, wysłać pismo pocztą tradycyjną, itp.). Widać też datę kolejnego zaplanowanego etapu. Ustaliliśmy z Klientem, że sprawy windykacyjne będą zakładane automatycznie przez Harmonogram zadań. W wyjątkowych sytuacjach oczywiście operator może też zrobić to ręcznie.

Poprawa płynności finansowej a proces windykacyjny

Badania pokazują, że obecnie najbardziej narażone na utratę płynności finansowej z powodu nieterminowych płatności swoich Klientów są branże: transportowa, budowlana oraz usługowa. Aby tego uniknąć, warto przede wszystkim utrzymywać stały kontakt z kontrahentami. Pozwala nam to z jednej strony na nawiązanie z nimi głębszych relacji, a co za tym idzie, na poznanie przyczyn niepłacenia w terminie. Nierzadko powodem nieterminowych wpłat wcale nie jest brak środków, ale np. brak jakiegoś udogodnienia, na przykład numeru rachunku bankowego w mailu, aby można go było bezpośrednio skopiować. Z drugiej strony, bardzo ważne jest też prowadzenie regularnego monitoringu płatności. W tym procesie, nas-ludzi, może zastąpić automat. Dużą rolę odgrywają tutaj wszelkiego rodzaju działania, które podejmiemy zarówno przed tym jak upłynie termin płatności faktury, jak i tuż po tej dacie. Komunikację z Klientem warto rozpocząć od informacji o wystawieniu faktury wraz z należną kwotą oraz terminem płatności.

Jakie wyniki udało się uzyskać?

Firma, w której wdrożyliśmy moduł windykacji wystawiała około 300 dokumentów sprzedaży miesięcznie  na kwotę około 1500000 PLN.

Przed wdrożeniem windykacji 66% faktur było nieterminowych, w tym 12% ze zwłoką powyżej 30 dni.

Działania prewindykacyjne spowodowały podniesienie spłacalności faktur o 13% w porównaniu do okresu sprzed wdrożenia systemu windykacji.

Informacje wysyłane 1 dzień po terminie płatności zwiększyły procent spłacalności o kolejne 9%.

Z kolei maile z wiadomością o skierowaniu sprawy do sądu przyniosły spłatę najbardziej zatwardziałych dłużników o 60%.

	Przed wdrożeniem windykacji	Po wdrożeniu windykacji
Spłacone w terminie	34%	47%
Spłacone nie później niż 7 dni po terminie	42%	53%
Spłacone do 30 dni po terminie	68%	89,5%
Spłacone w 60 dni po terminie	91%	95,5%

Kwotowo średnio miesięcznie:

Wdrożenie modułu windykacji w firmie – podsumowanie

Dzięki wdrożeniu automatycznej wysyłki przypomnień prewindykacyjnych oraz ponagleń i wezwań windykacyjnych, pracownicy na których barkach ciążyły obowiązki windykacyjne mogli zostać oddelegowani do innych zadań. Oznacza to, że Klient zyskał dwa etaty. Ponadto, znacząco poprawiła się płynność finansowa przedsiębiorstwa. Kontrahenci nauczyli się dokonywać płatności w terminie, chociażby z powodu nieuchronności przepadających im rabatów cenowych. Ważnym uzupełnieniem procesu windykacji jest też pełna dokumentacja każdej należności. Pracownicy w każdej chwili mogą sprawdzić historię dowolnego kontrahenta oraz związanych z nim dokumentów. Jak sami mówią, jest to narzędzie pomocne chociażby podczas negocjacji warunków handlowych z kontrahentami.