Obsługa KSeF w enova365 – wystawianie i pobieranie faktur

Po skonfigurowaniu połączenia z KSeF i dodaniu autoryzacji kolejnym etapem pracy w enova365 jest codzienna obsługa dokumentów. Faktury są przekazywane oraz odbierane bezpośrednio przez krajowy system e-Faktur, dlatego coraz większe znaczenie ma nie tylko samo wystawienie dokumentu, ale również kontrola statusów wysyłki, pobieranie faktur zakupowych oraz organizacja dalszej pracy z dokumentami pomiędzy firmą a biurem rachunkowym.

Codzienna praca z KSeF w enova365 obejmuje dwa główne obszary:

Faktury sprzedażowe

1. Wystawianie i wysyłanie faktur w enova365
2. Sprawdzanie statusów wysyłki i nadawanie numerów KSeF
3. Automatyzacja komunikacji z KSeF 

Faktury zakupowe

1. Pobieranie dokumentów z KSeF
2. Przegląd i weryfikacja faktur
3. Akceptacja dokumentów oraz dodawanie kategorii i opisów
4. Tworzenie dokumentów w systemie na podstawie plików XML

Jeżeli połączenie z KSeF nie zostało jeszcze skonfigurowane, warto wcześniej zapoznać się z artykułem dotyczącym konfiguracji KSeF w enova365 oraz instrukcją konfiguracji KSeF w enova365 krok po kroku.

Wystawienie i wysyłanie faktur sprzedażowych w enova365

Wystawienie faktury

Faktura przygotowywana jest na liście Faktury sprzedaży, gdzie uzupełniane są dane kontrahenta, pozycje faktury oraz wymagane informacje podatkowe. Na tym etapie dokument funkcjonuje jeszcze jako standardowa faktura sprzedażowa w systemie enova365. Po zapisaniu faktury dokument pozostaje widoczny na liście faktur sprzedażowych, ale jednocześnie pojawia się również w obszarze Wysyłanie w sekcji KSeF. To właśnie w tym obszarze odbywa się dalsza obsługa faktury związana z wysyłką do KSeF, kontrolą statusów oraz nadaniem numeru KSeF.

Do momentu wysłania dokument posiada status „Brak”, co oznacza, że faktura nie została jeszcze przekazana do KSeF. Dopiero poprawna wysyłka dokumentu oraz późniejsze potwierdzenie przetworzenia przez KSeF pozwala uzyskać status „Przyjęta” oraz nadać dokumentowi numer KSeF.

Wysyłanie faktury do KSeF

Przed wysłaniem dokumentu do KSeF w enova365 można wygenerować strukturę pliku XML wykorzystywaną do komunikacji z systemem. Odpowiada za to czynność Generuj, która tworzy plik XML dla wybranego dokumentu. Następnie możliwe jest użycie czynności Sprawdź strukturę pliku, pozwalającej zweryfikować poprawność danych wymaganych przez KSeF jeszcze przed rozpoczęciem wysyłki.

Takie podejście ułatwia wcześniejsze wychwycenie ewentualnych błędów i pozwala lepiej kontrolować proces wysyłki dokumentów, szczególnie przy większej liczbie faktur lub bardziej rozbudowanych procesach sprzedażowych.

Sprawdzanie statusów wysyłki i nadawanie numerów KSeF

Po wysłaniu dokumentu do KSeF  konieczne jest sprawdzenie statusu jego przetwarzania. W enova365 służy do tego czynność Sprawdź status, która pozwala sprawdzić aktualny status przetwarzania dokumentu w KSeF.

Początkowo faktura posiada status „Brak”, następnie po wysłaniu zmienia status na „Wysłana”. Dopiero po poprawnym przetworzeniu dokumentu przez KSeF dokument otrzymuje status „Przyjęta” oraz numer KSeF.

Sprawdzenie statusu ma również znaczenie dla sposobu prezentowania dokumentu. W przypadku wysyłki online lub offline24 faktura może zawierać tymczasowy kod QR powiązany z certyfikatem lub identyfikatorem wysyłki.

Dopiero po uzyskaniu statusu „Przyjęta” możliwe jest wygenerowanie właściwego kodu QR powiązanego bezpośrednio z numerem KSeF dokumentu. Dzięki temu faktura zostaje jednoznacznie powiązana z dokumentem zarejestrowanym w krajowym systemie e-Faktur.

Automatyzacja komunikacji z KSeF 

Przy większej liczbie dokumentów ważna staje się nie tylko sama wysyłka faktur do KSeF, ale również sprawna kontrola całego procesu komunikacji z systemem. W enova365 możliwe jest wykorzystanie harmonogramu zadań automatyzującego wybrane działania związane z obsługą dokumentów w KSeF.

Harmonogram może wspierać między innymi:

• wysyłkę dokumentów do KSeF,
•  sprawdzanie statusów dokumentów,
•  aktualizację numerów KSeF,
•  pobieranie informacji o przetworzeniu dokumentów.

Takie rozwiązanie ułatwia codzienną pracę przy większej liczbie faktur oraz ogranicza ilość ręcznych działań związanych z kontrolowaniem komunikacji z KSeF. Konfiguracja harmonogramu najczęściej wykonywana jest przez biuro rachunkowe lub dział IT odpowiedzialny za utrzymanie środowiska enova365.

Sprawdzanie statusów dokumentów ma istotne znaczenie, ponieważ dopiero po poprawnym przetworzeniu dokumentu przez KSeF faktura otrzymuje status „Przyjęta” oraz numer KSeF.

Pobieranie faktur z KSeF w enova365

Oprócz faktur sprzedażowych enova365 pozwala również pobierać i obsługiwać dokumenty zakupowe z KSeF.  Aby je pobrać, należy utworzyć zapytanie o dostępne faktury. Podczas tworzenia zapytania wybiera się zakres dat, rodzaj pobieranych dokumentów oraz sposób autoryzacji wykorzystywany do połączenia z KSeF. Po przesłaniu zapytania system pobiera informacje o dokumentach dostępnych do odebrania z KSeF.

Przegląd i weryfikacja faktur

Po prawidłowym przetworzeniu zapytania możliwe jest pobranie pakietów danych zawierających dokumenty, a pobrane faktury trafiają na listę pobranych faktur.

Na tym etapie można sprawdzić wizualizację dokumentu oraz zweryfikować podstawowe dane faktury, takie jak kontrahent, numer KSeF czy wartości dokumentu.

Akceptacja dokumentów oraz dodanie kategorii i opisów

Po pobraniu dokumentów z KSeF możliwa jest ich dalsza organizacja bezpośrednio w Pulpicie Klienta Biura Rachunkowego. Na tym etapie można przypisywać dokumentom odpowiednie kategorie, dodawać opisy oraz przekazywać informacje pomocne przy późniejszej pracy z fakturami. 

Pobrane faktury początkowo posiadają kategorię „Nieokreślona”. Oznacza to, że zostały pobrane z KSeF, ale nie zostały jeszcze zweryfikowane przez klienta. Jeżeli faktura wymaga dodatkowych ustaleń lub sprawdzenia, można przypisać jej kategorię „Do wyjaśnienia”. Takie oznaczenie pozwala łatwo oddzielić dokumenty wymagające dodatkowej analizy od pozostałych faktur znajdujących się na liście. 

Do dokumentów można również dodawać opisy i uwagi zawierające dodatkowe informacje dotyczące faktury. Dzięki temu wszystkie informacje związane z dokumentem pozostają dostępne w jednym miejscu i nie wymagają dodatkowej wymiany wiadomości poza systemem. 

Istotnym elementem procesu jest również oznaczenie „Akceptacja klienta”. Takie oznaczenie informuje biuro rachunkowe, że klient zweryfikował dokument i potwierdza jego związek z prowadzoną działalnością. W praktyce zastępuje to tradycyjne przekazywanie dokumentów do księgowości poza systemem. Na podstawie zaakceptowanych dokumentów księgowa tworzy dokumenty ewidencji i wykorzystuje je w dalszej obsłudze księgowej. 

Tworzenie dokumentów księgowych na podstawie XML

Po pobraniu i odpowiednim oznaczeniu dokumentów możliwe jest utworzenie dokumentów w systemie na podstawie plików XML. W zależności od konfiguracji system może tworzyć dokumenty ewidencji lub dokumenty handlowe przy wykorzystaniu modułu Handel.

Tworzenie dokumentów na podstawie plików XML przyspiesza dalszą obsługę księgową i ogranicza ilość ręcznej pracy związanej z przepisywaniem danych. Dzięki temu łatwiej zachować zgodność danych pomiędzy dokumentem w KSeF a zapisami w enova365.

Jak uporządkować pracę z fakturami w KSeF?

KSeF zmienia nie tylko sposób wysyłania i odbierania faktur, ale również codzienną organizację pracy z dokumentami. W praktyce coraz większe znaczenie ma kontrolowanie statusów wysyłki, pobieranie dokumentów zakupowych oraz uporządkowanie współpracy pomiędzy firmą a biurem rachunkowym.

Pulpit Klienta Biura Rachunkowego w enova365 pozwala połączyć te działania w jednym procesie pracy z dokumentami. Firma może na bieżąco weryfikować faktury, oznaczać dokumenty oraz przekazywać informacje potrzebne do dalszej obsługi księgowej bez konieczności dodatkowej wymiany maili lub ręcznego opisywania dokumentów poza systemem.

Wraz z obowiązkowym KSeF coraz większe znaczenie ma nie tylko sama konfiguracja systemu, ale również uporządkowanie codziennej pracy z dokumentami oraz sprawny przepływ informacji pomiędzy firmą a księgowością.

Najczęstsze pytania o enova365 KSeF w Pulpicie Klienta 

1. Dlaczego faktura w enova365 ma status „Wysłana”, ale nie ma jeszcze numeru KSeF?
   
   Status „Wysłana” oznacza, że dokument został przekazany do KSeF, ale nie ma jeszcze potwierdzenia poprawnego przetworzenia. Aby faktura otrzymała status „Przyjęta” oraz numer KSeF, należy wykonać czynność Sprawdź status.
   
2. Czy można wysłać fakturę do KSeF bezpośrednio z enova365?
   
   Tak. enova365 umożliwia bezpośrednią wysyłkę faktur do KSeF z poziomu sekcji KSeF/Wysyłanie bez konieczności korzystania z dodatkowych narzędzi lub ręcznego eksportowania dokumentów.
   
3. Dlaczego na fakturze widoczne są dwa kody QR?
   
   Przed nadaniem numeru KSeF faktura może zawierać kod QR związany z certyfikatem lub wysyłką offline. Po sprawdzeniu statusu i przyjęciu dokumentu przez KSeF system wygeneruje właściwy kod QR powiązany z numerem KSeF.
   
4. Czy enova365 automatycznie pobiera faktury zakupowe z KSeF?
   
   Nie. Pobieranie dokumentów z KSeF wymaga wcześniejszego utworzenia zapytania o dostępne faktury oraz pobrania pakietów danych z systemu KSeF. Przy wykorzystaniu harmonogramu część działań związanych z komunikacją z KSeF może jednak odbywać się automatycznie.
   
5. Czy przed wysłaniem faktury do KSeF można sprawdzić poprawność pliku XML?
   
   Tak. W enova365 służy do tego czynność Generuj, która tworzy plik XML, oraz czynność Sprawdź strukturę pliku, która pozwala zweryfikować strukturę dokumentu przed wysyłką do KSeF.

---

Potrzebujesz pomocy? Zgłoś się do biura rachunkowego!

Nie wiesz, od czego zacząć? A może boisz się, że coś pominiesz?

Zespół TwentyTwenty Accounting z przyjemnością zajmie się Twoim rozliczeniem PIT– szybko, bezstresowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Skontaktuj się z nami, a zajmiemy się resztą!
https://twentytwenty.pl/kontakt/