Windykacja, czyli jak egzekwować spłatę należności w enova365

Każda rozwijająca się firma w pewnym momencie podejmuję decyzję związaną z procesem windykacji. Należy wybrać jak chcemy zarządzać tym procesem w naszym przedsiębiorstwie, aby przynosił zamierzone efekty. Windykacja miękka polega na poinformowaniu dłużnika o zaległej płatności. Jest to łagodna forma przypomnienia o niezapłaconej fakturze, która rozpoczyna się przede wszystkim od przypomnienia dłużnikowi o tym, że zalega on z płatnością. Nie należy mylić tego terminu z windykacją twardą, która obejmuje już wszystkie prawne formy dochodzenia przez dłużnika należności.

Niespłacone w terminie faktury od kontrahentów to codzienność. Nie należy jednak odpuszczać niespłaconych powinności. Najszybciej można uporać się ze świeżymi roszczeniami. Problem niskiej wypłacalności klientów jest powszechny i zmaga się z nim większość firm. Dlaczego tak się dzieje? Często związane jest to z tym, iż klienci po prostu zapominają o płatnościach. Żeby temu zapobiec należy więc im o tym przypominać. A jak zrobić to sprawnie i efektywnie?

Jak windykować za pomocą systemu enova365? – nasze rozwiązanie

Przede wszystkim konieczne jest tutaj zaprojektowanie rozwiązania, które pozwoli automatycznie przypominać klientom najpierw o nadchodzących płatnościach, a następnie już o tych przeterminowanych.

Zaprojektowane przez nas rozwiązanie windykacyjne opieramy na programie enova365, którego jesteśmy autoryzowanym partnerem. Jest to rozwiązanie wywoływane przez dodatkowy moduł WebAPI umożliwiający automatyzację procesów. Oprócz samej architektury rozwiązania zaprojektowaliśmy również szereg wzorów wiadomości przypominających o dokonaniu płatności, . Aby lepiej zobrazować działanie procesu opiszemy jak to wygląda w naszej firmie.

W naszym przypadku zdecydowaliśmy się na wysyłanie informacji do kontrahentów 3 dni przed upływającym terminem zapłaty oraz dzień po terminie. Tego typu działania wspierają firmę w przypominaniu i windykowaniu bieżących należności spółki. Dodatkowo 20 i 27 dnia każdego miesiąca system tworzy i wysyła zbiorcze zestawienie wszystkich niezapłaconych faktur klienta, także tych z minionych okresów. Wiadomości generowane są automatycznie o godzinie 12:00 w wybranych dniach i wysyłane do klientów. Dodatkowo możliwe jest skonfigurowanie i dodanie maili osób z organizacji, które również powinny otrzymać informacje o zaleganiu kontrahenta z płatnością, , aby na bieżąco można było monitorować status płatności Klientów. Poniżej przedstawiamy przykładowe wiadomości. Ich tytuł, treść oraz terminy jej wysyłania możliwe są do modyfikacji zależnie od potrzeb organizacji.

Korzyści po wdrożeniu rozwiązania

Wdrożenie rozwiązania windykacji miękkiej przede wszystkim pozwoliło zwiększyć  spłacalność należności przed terminem, ale także w pierwszym i drugim tygodniu po upłynięciu terminu płatności. Jest to związane przede wszystkim z tym, że klient otrzymał szereg wiadomości przypominających o płatności. Na poniższych wykresach prezentujemy wzrost spłacalności zobowiązań w poszczególnych okresach u jednego z naszych klientów.

Kwiecień jest to okres przed wprowadzeniem rozwiązania windykacyjnego w spółce klienta. W czerwcu zaczęliśmy pierwsze testy rozwiązania, przez następne miesiące stale wprowadzaliśmy modyfikacje oraz dostosowywaliśmy rozwiązanie pod preferencje klienta. Wrzesień jest to już ustabilizowany okres, po kilku próbnych miesiącach, w którym jak widzimy spłacalność faktur jest już znacznie większa.

Wykres 1 obrazuje procentową spłacalność faktur w terminie. Warto sprecyzować pojęcie spłacalności w terminie. Oznacza ono wpływ środków na konto w terminie wskazanym na fakturze.

Poniższy wykres prezentuje spłacalność faktur w terminie oraz w pierwszym tygodniu po upłynięciu terminu. Przed wprowadzeniem rozwiązania windykacyjnego u klienta dzień po upłynięciu terminu płatności opiekunowie wykonywali telefony do kontrahentów przypominające o płatności. W metodzie windykacji te telefony zostały zastąpione przez automatyczną wiadomość przypominającą o płatności dzień po upłynięciu terminu, co zwiększyło spłacalność należności w tym okresie oraz odciążyło pracowników.

Wykres 3 pokazuje jak na spłacalność wpływają zbiorcze zestawienia zaległych płatności wysyłane do kontrahentów. Z racji iż proces windykacji u naszego klienta jest w pełni automatyczny to spłacalność ponownie wzrasta, bez zaangażowania pracowników.

Wykresy potwierdzają, że wiadomości przypominające znacznie optymalizują spłacalność faktur. Obserwujemy aż 10%-towy wzrost spłacalności w terminie, czyli tylko po jednym przypomnieniu. Każde przypomnienie gwarantuje kolejne przyrosty. Dane przedstawione na wykresach pokazują, że dzięki windykacji należności proponowanej przez nas klient uzyskuje więcej wpłat oraz następują one szybciej, co znacząco wpływa na płynność firmy. Uzyskujemy to wszystko bez dodatkowej pracy pracowników. Ponadto system pozwala na lepsze monitorowanie zaległych płatności kontrahentów. Nasze rozwiązanie łączy w sobie szereg funkcjonalności oraz wygodę.

Serdecznie zapraszamy do współpracy! Chętnie odpowiemy na dodatkowe pytania.