5 strategii jak uniknąć błędów w rekrutacji

Krok pierwszy – zrozum problem

Pierwszym krokiem do uniknięcia ryzyka przy zatrudnianiu jest zrozumienie jego typowych źródeł. Chociaż istnieje wiele czynników ryzyka, które można zidentyfikować, dwa są szczególnie istotne:

• uleganie emocjom przy podejmowaniu decyzji,
• branie pod uwagę wyłącznie doświadczenia kandydata.

Emocje zamiast faktów

Oceniając kandydatów, rekruterzy nieustannie podejmują decyzje o zakwalifikowaniu do dalszego etapu rekrutacji wyłącznie na podstawie CV. Biorą pod uwagę czytelność dokumentu, zdjęcie kandydata oraz błędy ortograficzne w tekście. Tylko czy są to naprawdę miarodajne kryteria oceny?

Osoby przeprowadzające rekrutację mogą nie zdawać sobie sprawy z tego, jak ważną rolę w podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu odgrywają emocje. Często spotykam się ze stwierdzeniem: „bierzemy tego kandydata, bo mam z nim flow” i zatrudniamy osobę, z którą dobrze nam się rozmawia. Natomiast problem polega na tym, że rekrutacja to nie wybór nowego przyjaciela.

Chociaż to dopasowanie może być wskaźnikiem wartości z jakim utożsamia się kandydat, a tym samym wskaźnikiem tego, jak dobrze będzie pasował kulturowo do Twojej firmy. Niewiele mówi jednak o tym, jak będzie działał na danym stanowisku.

To stwarza duże ryzyko. Jasne, kandydat, który jest bardzo towarzyski może wydawać się wielką wartością dla Twojego zespołu, ale czy zastanawiałeś się, czy ta rola wymaga tak ekstrawertycznej osobowości? Co z wpływem, jaki ta osoba będzie miała na przyszłą dynamikę zespołu?

Są to czynniki, które menedżerowie zatrudniający, muszą wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o zaoferowaniu komuś pracy.

Pułapka doświadczenia

Odpowiednie doświadczenie jest bardzo ważne. W firmie technologicznej zatrudnienie kogoś z udokumentowanym doświadczeniem może oznaczać oszczędność godzin szkoleń i tysięcy złotych wydanych na certyfikacje. Jednocześnie ważne jest, aby nie traktować doświadczenia jako jedynego kryterium doboru kandydata.

Weźmy na przykład kandydata, który ma pięcioletnie doświadczenie jako sprzedawca samochodów. Jeśli rekrutujesz na stanowisko specjalisty ds. obsługi klienta, jego doświadczenie sprzedażowe może wydawać się bardzo przydatne. Specyfika pracy w Twojej firmie powoduje, że od tej osoby wymaga się ścisłego przestrzegania ustalonych procedur. Natomiast poprzednia praca wymagała od kandydata szybkiego działania i luźnego traktowania zasad, aby szybko domykać sprzedaż. Nawyki te wymagałyby znacznej korekty w nowej roli w Twojej firmie.

A co z kandydatem, który nie ma doświadczenia na tym samym stanowisku? Wielu rekruterów odrzuca od razu takie CV. Klienci, dla których rekrutujemy też wolą wybrać drogę na skróty i zatrudnić kogoś „z branży”. Ale co w sytuacji, gdy kandydat ma cechy osobowości pożądane na tym stanowisku? Jest zorientowany na ludzi, dba o szczegóły i zawsze postępuje według zasad. Jeśli miałbyś odrzucić kandydata z powodu braku doświadczenia, mógłbyś przegapić osobę bardzo dobrze dopasowaną do tej roli, która będzie szybko osiągała oczekiwane rezultaty.

Doświadczenie, gdy jest adekwatne, jest świetne. Ale jeśli podczas procesu zatrudniania polegasz wyłącznie na doświadczeniu, nie masz pełnego obrazu. Możesz przegapić możliwość zatrudnienia Twojego najlepszego pracownika.

Krok drugi – określ profil stanowiska

Drugim krokiem do uniknięcia ryzyka przy zatrudnianiu jest określenie, jakich kompetencji nam brakuje w zespole lub w przypadku zupełnie nowego stanowiska, jakie kompetencje powinien mieć pracownik, aby mógł odnosić sukcesy.

W procesie budowania profilu stanowiska ważne jest, aby dokładnie określić czego dokładnie oczekujesz od osoby na stanowisku, które chcesz obsadzić.

Najpierw zidentyfikuj swoich kluczowych interesariuszy- przełożonego, a także wszystkich członków zespołu, którzy znają tę rolę. Pomocne może być również poproszenie o wkład osoby osiągającej wysokie wyniki, która obecnie pełni lub pełniła tę samą rolę.

Po wybraniu interesariuszy zapytaj ich , jakie są kluczowe obowiązki związane z daną rolą. Kluczowe jest osiągnięcie konsensusu interesariuszy co do tego, jakich cech oczekujesz od kandydatów. Na tym etapie często pojawiają się rozbieżne opinie, a to jest gotowy przepis na przyszłą katastrofę. Jak wskazują badania 80% pracowników, którzy rezygnują lub są odrzucani w trakcie okresu próbnego, deklaruje rozbieżność między wymaganiami stawianymi na rozmowie rekrutacyjnej i wymaganiami jakie zostały im postawione w trakcie pracy. Aby przejść do kolejnego etapu procesu rekrutacji konieczne jest wypracowanie jednolitego profilu stanowiska.

Dzięki tak opracowanemu wzorcowi, wstępna selekcja kandydatów jest dziecinnie prosta. 

Krok trzeci – przeprowadź ocenę behawioralną w ramach profilu stanowiska

Ocena behawioralna zapewnia wgląd w motywacje behawioralne kandydata. Do jej przeprowadzenia można użyć testów behawioralnych (tylko dla osób, które są przeszkolone w ich stosowaniu i interpretowaniu), ale można się również posłużyć ustrukturyzowanym wywiadem rekrutacyjnym. W przypadku bardzo wymagających i istotnych dla organizacji stanowisk stosujemy sesję assessment centre.

Weźmy na przykład rolę sprzedażową. Ocena behawioralna może ujawnić, że kandydat jest asertywny i czuje się komfortowo, kiedy konieczne jest podejmowanie ryzyka. Jeśli rola sprzedawcy wymaga utrzymywania kontaktu z klientami i radzenia sobie z odrzuceniem, to bardziej asertywna osoba lepiej pasuje do tych wyzwań.

Krok czwarty – przygotuj się odpowiednio do rozmów rekrutacyjnych.

Przeprowadzając wywiady rekrutacyjne, zbierzesz mnóstwo pouczających danych o kandydatach. Sprawdzisz jak dobrze ich osobowości pasują do profilu stanowiska. Dzięki temu możesz wskazać najbardziej obiecujących kandydatów. Aby jednak proces zbierania danych przebiegał bez zakłóceń i błędów poznawczych należy ten proces odpowiednio przygotować.

Stwórz ustrukturyzowany proces rozmowy kwalifikacyjnej. Często kilku członków zespołu przeprowadza rozmowę kwalifikacyjną z jednym kandydatem, co jest dobrą praktyką, ponieważ pomaga zniwelować wpływ indywidualnych błędów poznawczych. Upewnij się, że tematy, które omawia każda osoba są jasno określone. Unikniesz sytuacji, że pytania będą się powtarzać, a Ty najlepiej wykorzystasz czas uczestników procesu. Należy pamiętać również o kandydacie. Jeśli odbywa kilka rozmów na ten sam temat, może mieć wrażenie, że w firmie nie ma właściwej komunikacji lub rekrutujący nie przygotowali się do rozmowy. Rozmowy z kandydatami są również elementem budowania wizerunku firmy na zewnątrz. Osoba którą spotykasz może nie być Twoim przyszłym pracownikiem, ale może stać się Twoim przyszłym klientem.

Opracowując pytania do rozmowy kwalifikacyjnej, weź pod uwagę profile behawioralne każdego z kandydatów i dostosuj swoje pytania, aby zbadać potencjalne problemy z dopasowaniem do stanowiska. Jeśli badanie kandydata na stanowisko sprzedażowe wykazało, że unika podejmowania ryzyka, poproś go aby przypomniał sobie sytuację, w której musiał podjąć działania w związku z czymś, czego rezultat był trudny do przewidzenia. Na podstawie opisanego zachowania kandydata będziesz mógł wyciągnąć wnioski czy jego reakcja była zbieżna z Twoimi oczekiwaniami.

Dobrym pomysłem jest również włączenie do procesu przynajmniej jednego wywiadu dotyczącego firmowej kultury. Nawet jeśli kandydat ma odpowiednie doświadczenie i jest dobrze dopasowany behawioralnie do stanowiska, słabe dopasowanie kulturowe powinno być dla Ciebie czerwoną flagą. Osoba słabo dopasowana kulturowo do Twojej firmy jest również pierwszym kandydatem do szybkiego z niej odejścia. Pamiętaj, aby zidentyfikować te znaki ostrzegawcze na wczesnym etapie procesu kwalifikacyjnego.

Krok piąty – podejmij decyzję opartą na faktach.

Przeprowadziłeś rozmowy kwalifikacyjne ze swoimi kandydatami. Teraz czas podjąć decyzję.
Kluczem do sukcesu jest tutaj obiektywna ocena.

Użyj wszystkich zgromadzonych danych. Wróć do pierwotnych wymagań stanowiska i porównaj je z profilem behawioralnym, osobistymi wartościami i doświadczeniem kandydatów. Spróbuj wyobrazić sobie, jak kandydat może wpłynąć- pozytywnie lub negatywnie na dynamikę istniejącego zespołu. Zastanów się również, jaki kandydat wniesie wkład w kulturę Twojej firmy i czy do niej pasuje.

Spójrz na każdego kandydata całościowo i podejmij decyzję na podstawie danych, a nie emocji.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w procesie rekrutacji lub na jakimkolwiek jego etapie, nasz zespół zapewni Ci odpowiednie narzędzia i pomoc merytoryczną, aby zatrudnić najlepszego kandydata.