Po skonfigurowaniu połączenia z KSeF i dodaniu autoryzacji kolejnym etapem pracy w enova365 jest codzienna obsługa dokumentów. Faktury są przekazywane oraz odbierane bezpośrednio przez krajowy system e-Faktur, dlatego coraz większe znaczenie ma nie tylko samo wystawienie dokumentu, ale również kontrola statusów wysyłki, pobieranie faktur zakupowych oraz organizacja dalszej pracy z dokumentami pomiędzy firmą a biurem rachunkowym.

Codzienna praca z KSeF w enova365 obejmuje dwa główne obszary:

Faktury sprzedażowe

  1. Wystawianie i wysyłanie faktur w enova365
  2. Sprawdzanie statusów wysyłki i nadawanie numerów KSeF
  3. Automatyzacja komunikacji z KSeF 

Faktury zakupowe

  1. Pobieranie dokumentów z KSeF
  2. Przegląd i weryfikacja faktur
  3. Akceptacja dokumentów oraz dodawanie kategorii i opisów
  4. Tworzenie dokumentów w systemie na podstawie plików XML

Jeżeli połączenie z KSeF nie zostało jeszcze skonfigurowane, warto wcześniej zapoznać się z artykułem dotyczącym konfiguracji KSeF w enova365 oraz instrukcją konfiguracji KSeF w enova365 krok po kroku.

Wystawienie i wysyłanie faktur sprzedażowych w enova365

Wystawienie faktury

Faktura przygotowywana jest na liście Faktury sprzedaży, gdzie uzupełniane są dane kontrahenta, pozycje faktury oraz wymagane informacje podatkowe. Na tym etapie dokument funkcjonuje jeszcze jako standardowa faktura sprzedażowa w systemie enova365. Po zapisaniu faktury dokument pozostaje widoczny na liście faktur sprzedażowych, ale jednocześnie pojawia się również w obszarze Wysyłanie w sekcji KSeF. To właśnie w tym obszarze odbywa się dalsza obsługa faktury związana z wysyłką do KSeF, kontrolą statusów oraz nadaniem numeru KSeF.

Do momentu wysłania dokument posiada status „Brak”, co oznacza, że faktura nie została jeszcze przekazana do KSeF. Dopiero poprawna wysyłka dokumentu oraz późniejsze potwierdzenie przetworzenia przez KSeF pozwala uzyskać status „Przyjęta” oraz nadać dokumentowi numer KSeF.

Wysyłanie faktury do KSeF

Przed wysłaniem dokumentu do KSeF w enova365 można wygenerować strukturę pliku XML wykorzystywaną do komunikacji z systemem. Odpowiada za to czynność Generuj, która tworzy plik XML dla wybranego dokumentu. Następnie możliwe jest użycie czynności Sprawdź strukturę pliku, pozwalającej zweryfikować poprawność danych wymaganych przez KSeF jeszcze przed rozpoczęciem wysyłki.

Takie podejście ułatwia wcześniejsze wychwycenie ewentualnych błędów i pozwala lepiej kontrolować proces wysyłki dokumentów, szczególnie przy większej liczbie faktur lub bardziej rozbudowanych procesach sprzedażowych.

Sprawdzanie statusów wysyłki i nadawanie numerów KSeF

Po wysłaniu dokumentu do KSeF  konieczne jest sprawdzenie statusu jego przetwarzania. W enova365 służy do tego czynność Sprawdź status, która pozwala sprawdzić aktualny status przetwarzania dokumentu w KSeF.

Początkowo faktura posiada status „Brak”, następnie po wysłaniu zmienia status na „Wysłana”. Dopiero po poprawnym przetworzeniu dokumentu przez KSeF dokument otrzymuje status „Przyjęta” oraz numer KSeF.

Sprawdzenie statusu ma również znaczenie dla sposobu prezentowania dokumentu. W przypadku wysyłki online lub offline24 faktura może zawierać tymczasowy kod QR powiązany z certyfikatem lub identyfikatorem wysyłki.

Dopiero po uzyskaniu statusu „Przyjęta” możliwe jest wygenerowanie właściwego kodu QR powiązanego bezpośrednio z numerem KSeF dokumentu. Dzięki temu faktura zostaje jednoznacznie powiązana z dokumentem zarejestrowanym w krajowym systemie e-Faktur.

Automatyzacja komunikacji z KSeF 

Przy większej liczbie dokumentów ważna staje się nie tylko sama wysyłka faktur do KSeF, ale również sprawna kontrola całego procesu komunikacji z systemem. W enova365 możliwe jest wykorzystanie harmonogramu zadań automatyzującego wybrane działania związane z obsługą dokumentów w KSeF.

Harmonogram może wspierać między innymi:

Takie rozwiązanie ułatwia codzienną pracę przy większej liczbie faktur oraz ogranicza ilość ręcznych działań związanych z kontrolowaniem komunikacji z KSeF. Konfiguracja harmonogramu najczęściej wykonywana jest przez biuro rachunkowe lub dział IT odpowiedzialny za utrzymanie środowiska enova365.

Sprawdzanie statusów dokumentów ma istotne znaczenie, ponieważ dopiero po poprawnym przetworzeniu dokumentu przez KSeF faktura otrzymuje status „Przyjęta” oraz numer KSeF.

Pobieranie faktur z KSeF w enova365

Oprócz faktur sprzedażowych enova365 pozwala również pobierać i obsługiwać dokumenty zakupowe z KSeF.  Aby je pobrać, należy utworzyć zapytanie o dostępne faktury. Podczas tworzenia zapytania wybiera się zakres dat, rodzaj pobieranych dokumentów oraz sposób autoryzacji wykorzystywany do połączenia z KSeF. Po przesłaniu zapytania system pobiera informacje o dokumentach dostępnych do odebrania z KSeF.

Przegląd i weryfikacja faktur

Po prawidłowym przetworzeniu zapytania możliwe jest pobranie pakietów danych zawierających dokumenty, a pobrane faktury trafiają na listę pobranych faktur.

Na tym etapie można sprawdzić wizualizację dokumentu oraz zweryfikować podstawowe dane faktury, takie jak kontrahent, numer KSeF czy wartości dokumentu.

Akceptacja dokumentów oraz dodanie kategorii i opisów

Po pobraniu dokumentów z KSeF możliwa jest ich dalsza organizacja bezpośrednio w Pulpicie Klienta Biura Rachunkowego. Na tym etapie można przypisywać dokumentom odpowiednie kategorie, dodawać opisy oraz przekazywać informacje pomocne przy późniejszej pracy z fakturami. 

Pobrane faktury początkowo posiadają kategorię „Nieokreślona”. Oznacza to, że zostały pobrane z KSeF, ale nie zostały jeszcze zweryfikowane przez klienta. Jeżeli faktura wymaga dodatkowych ustaleń lub sprawdzenia, można przypisać jej kategorię „Do wyjaśnienia”. Takie oznaczenie pozwala łatwo oddzielić dokumenty wymagające dodatkowej analizy od pozostałych faktur znajdujących się na liście. 

Do dokumentów można również dodawać opisy i uwagi zawierające dodatkowe informacje dotyczące faktury. Dzięki temu wszystkie informacje związane z dokumentem pozostają dostępne w jednym miejscu i nie wymagają dodatkowej wymiany wiadomości poza systemem. 

Istotnym elementem procesu jest również oznaczenie „Akceptacja klienta”. Takie oznaczenie informuje biuro rachunkowe, że klient zweryfikował dokument i potwierdza jego związek z prowadzoną działalnością. W praktyce zastępuje to tradycyjne przekazywanie dokumentów do księgowości poza systemem. Na podstawie zaakceptowanych dokumentów księgowa tworzy dokumenty ewidencji i wykorzystuje je w dalszej obsłudze księgowej. 

Tworzenie dokumentów księgowych na podstawie XML

Po pobraniu i odpowiednim oznaczeniu dokumentów możliwe jest utworzenie dokumentów w systemie na podstawie plików XML. W zależności od konfiguracji system może tworzyć dokumenty ewidencji lub dokumenty handlowe przy wykorzystaniu modułu Handel.

Tworzenie dokumentów na podstawie plików XML przyspiesza dalszą obsługę księgową i ogranicza ilość ręcznej pracy związanej z przepisywaniem danych. Dzięki temu łatwiej zachować zgodność danych pomiędzy dokumentem w KSeF a zapisami w enova365.

Jak uporządkować pracę z fakturami w KSeF?

KSeF zmienia nie tylko sposób wysyłania i odbierania faktur, ale również codzienną organizację pracy z dokumentami. W praktyce coraz większe znaczenie ma kontrolowanie statusów wysyłki, pobieranie dokumentów zakupowych oraz uporządkowanie współpracy pomiędzy firmą a biurem rachunkowym.

Pulpit Klienta Biura Rachunkowego w enova365 pozwala połączyć te działania w jednym procesie pracy z dokumentami. Firma może na bieżąco weryfikować faktury, oznaczać dokumenty oraz przekazywać informacje potrzebne do dalszej obsługi księgowej bez konieczności dodatkowej wymiany maili lub ręcznego opisywania dokumentów poza systemem.

Wraz z obowiązkowym KSeF coraz większe znaczenie ma nie tylko sama konfiguracja systemu, ale również uporządkowanie codziennej pracy z dokumentami oraz sprawny przepływ informacji pomiędzy firmą a księgowością.

Najczęstsze pytania o enova365 KSeF w Pulpicie Klienta 

  1. Dlaczego faktura w enova365 ma status „Wysłana”, ale nie ma jeszcze numeru KSeF?

    Status „Wysłana” oznacza, że dokument został przekazany do KSeF, ale nie ma jeszcze potwierdzenia poprawnego przetworzenia. Aby faktura otrzymała status „Przyjęta” oraz numer KSeF, należy wykonać czynność Sprawdź status.
  2. Czy można wysłać fakturę do KSeF bezpośrednio z enova365?

    Tak. enova365 umożliwia bezpośrednią wysyłkę faktur do KSeF z poziomu sekcji KSeF/Wysyłanie bez konieczności korzystania z dodatkowych narzędzi lub ręcznego eksportowania dokumentów.
  3. Dlaczego na fakturze widoczne są dwa kody QR?

    Przed nadaniem numeru KSeF faktura może zawierać kod QR związany z certyfikatem lub wysyłką offline. Po sprawdzeniu statusu i przyjęciu dokumentu przez KSeF system wygeneruje właściwy kod QR powiązany z numerem KSeF.
  4. Czy enova365 automatycznie pobiera faktury zakupowe z KSeF?

    Nie. Pobieranie dokumentów z KSeF wymaga wcześniejszego utworzenia zapytania o dostępne faktury oraz pobrania pakietów danych z systemu KSeF. Przy wykorzystaniu harmonogramu część działań związanych z komunikacją z KSeF może jednak odbywać się automatycznie.
  5. Czy przed wysłaniem faktury do KSeF można sprawdzić poprawność pliku XML?

    Tak. W enova365 służy do tego czynność Generuj, która tworzy plik XML, oraz czynność Sprawdź strukturę pliku, która pozwala zweryfikować strukturę dokumentu przed wysyłką do KSeF.

Potrzebujesz pomocy? Zgłoś się do biura rachunkowego!

Nie wiesz, od czego zacząć? A może boisz się, że coś pominiesz?

Zespół TwentyTwenty Accounting z przyjemnością zajmie się Twoim rozliczeniem PIT– szybko, bezstresowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Skontaktuj się z nami, a zajmiemy się resztą!
https://twentytwenty.pl/kontakt/

Wysyłanie faktur do KSeF w enova365 w Pulpicie Klienta to jeden z podstawowych etapów codziennej pracy z dokumentami. Po wystawieniu faktury dokument należy przekazać do KSeF, sprawdzić status jego przetwarzania oraz zweryfikować poprawność komunikacji z systemem.

Wszystkie działania związane z obsługą faktury sprzedażowej mogą być realizowane bezpośrednio w Pulpicie Klienta Biura Rachunkowego enova365 bez konieczności pracy w dodatkowych narzędziach lub poza systemem.

Jeżeli połączenie z KSeF nie zostało jeszcze skonfigurowane, rozpocznij od wcześniejszych materiałów:

https://twentytwenty.pl/konfiguracja-ksef-w-enova365/ oraz https://twentytwenty.pl/instrukcja-konfiguracji-ksef-w-enova365/

Wystawianie i wysyłanie faktur sprzedażowych do KSeF

Krok 1 Wystaw nową fakturę sprzedażową

  1. Zaloguj się do Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego enova365.
  2. W menu głównym przejdź do zakładki Sprzedaż.
  3. Otwórz listę Faktury sprzedaży.
  4. Wybierz opcję Nowy dokument.
  5. Kliknij Zapisz.
Widok zakładki Faktury sprzedaży w Pulpicie Klienta Biura Rachunkowego enova365.
Tworzenie nowej faktury sprzedażowej w enova365.
Zapisana faktura sprzedażowa przygotowana do dalszej obsługi w KSeF.

Krok 2. Przygotuj fakturę do wysyłki do KSeF

  1. W menu głównym przejdź do sekcji KSeF.
  2. Wybierz zakładkę Wysyłanie.
  3. Odszukaj wystawioną fakturę.
  4. Sprawdź status dokumentu w kolumnie Status KSeF.

Status „Brak” oznacza, że dokument nie został jeszcze wysłany do KSeF.

Przejście do obszaru Wysyłanie w sekcji KSeF w enova365.
Lista dokumentów przygotowanych do wysyłki do KSeF.

Krok 3. Zweryfikuj plik XML przed wysyłką (opcjonalnie)

  1. Zaznacz fakturę na liście dokumentów.
  2. Z menu Czynności wybierz opcję Generuj.
  3. Poczekaj na utworzenie pliku XML.
  4. Sprawdź status dokumentu – po wygenerowaniu XML dokument otrzyma status Do wysłania.
  5. Z menu Czynności wybierz opcję Sprawdź strukturę pliku.
  6. Zweryfikuj poprawność danych w pliku XML.

Weryfikacja pliku XML przed wysyłką pozwala wcześniej wychwycić błędy w dokumencie i ograniczyć problemy podczas komunikacji z KSeF.

Generowanie pliku XML przed wysyłką dokumentu do KSeF.
Okno generowania pliku XML dla dokumentu przygotowanego do wysyłki do KSeF.
Sprawdzanie poprawności struktury pliku XML przed wysyłką.
Dokument ze zweryfikowaną strukturą pliku XML gotowy do wysyłki.
Dokument ze statusem „Do wysłania” po poprawnej weryfikacji struktury pliku XML.

Krok 4. Wyślij dokumenty do KSeF

Wysyłka pojedynczej faktury

  1. Zaznacz fakturę na liście dokumentów do wysyłki.
  2. Z menu Czynności wybierz opcję Wyślij.
  3. Wybierz autoryzacji.
  4. Kliknij OK.
  5. Poczekaj na zakończenie komunikacji z KSeF.
  6. Po wysłaniu dokument otrzyma status „Wysłany”.
Wysyłka dokumentu do KSeF z poziomu listy dokumentów.
Wybór sposobu autoryzacji podczas wysyłki dokumentu do KSeF.
Potwierdzenie poprawnego zakończenia wysyłki dokumentu do KSeF.
Dokument ze statusem „Wysłany” po poprawnym przekazaniu do KSeF.

Wysyłka zbiorcza faktur

  1. Zaznacz faktury, które chcesz wysłać do KSeF.
  2. Z menu Procesy wybierz opcję Zbiorcza wysyłka do KSeF.
  3. W pierwszym kroku procesu wybierz Sprawdź strukturę pliku.
  4. Po zakończeniu weryfikacji wybierz Wyślij do KSeF.
  5. Wskaż dane autoryzujące wykorzystywane do komunikacji z KSeF.
  6. Kliknij OK.
  7. Poczekaj na zakończenie wysyłki dokumentów.

Kolejne etapy procesu obejmują sprawdzenie statusów wysłanych dokumentów oraz pobranie UPO. Funkcja pobierania UPO jest dostępna dla klientów, którym biuro rachunkowe udostępniło obsługę UPO w konfiguracji systemu. Proces może zostać zakończony po uzyskaniu przez wszystkie dokumenty statusu KSeF „Przyjęta”.

Uruchomienie procesu zbiorczej wysyłki dokumentów do KSeF.
Weryfikacja struktury pliku przed wysyłką zbiorczą.

Krok 5. Sprawdź status wysłanej faktury

  1. W sekcji KSeF wybierz zakładkę Wysyłanie.
  2. Zaznacz wysłany dokument.
  3. Z menu Czynności wybierz opcję Sprawdź status.
  4. Poczekaj na aktualizację statusu dokumentu.

Dokument może posiadać jeden z poniższych statusów:

Sprawdzanie statusu dokumentów wysłanych do KSeF.

Krok 6. Sprawdź numer KSeF i kod QR

  1. Otwórz dokument ze statusem „Przyjęta”.
  2. Sprawdź numer KSeF na formularzu dokumentu.
  3. Zweryfikuj kod QR widoczny na fakturze.
  4. W razie potrzeby wygeneruj wydruk dokumentu.

Przed nadaniem numeru KSeF dokument może zawierać tymczasowy kod QR powiązany z identyfikatorem wysyłki. Po przyjęciu dokumentu przez KSeF system generuje właściwy kod QR powiązany z numerem KSeF.

Po poprawnym skonfigurowaniu połączenia i autoryzacji codzienna praca z KSeF sprowadza się przede wszystkim do sprawnej obsługi dokumentów oraz kontrolowania komunikacji z systemem. Regularne sprawdzanie statusów wysyłki, numerów KSeF oraz poprawności przetwarzania dokumentów pozwala szybciej wychwycić ewentualne błędy i uporządkować dalszą obsługę faktur.

W kolejnym materiale pokazujemy również, jak wygląda pobieranie faktur zakupowych z KSeF oraz dalsza obsługa dokumentów zakupowych w enova365.


Potrzebujesz pomocy? Zgłoś się do biura rachunkowego!

Nie wiesz, od czego zacząć? A może boisz się, że coś pominiesz?

Zespół TwentyTwenty Accounting z przyjemnością zajmie się Twoim rozliczeniem PIT– szybko, bezstresowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Skontaktuj się z nami, a zajmiemy się resztą!
https://twentytwenty.pl/kontakt/

Pobieranie faktur zakupowych z KSeF w enova365 w Pulpicie Klienta to jeden z podstawowych etapów codziennej pracy z dokumentami. Po odebraniu dokumentów z KSeF ważne staje się nie tylko pobranie faktur, ale również ich weryfikacja, kontrola statusów oraz przygotowanie dokumentów do dalszej obsługi księgowej.

Wszystkie działania związane z obsługą faktur zakupowych mogą być realizowane bezpośrednio w Pulpicie Klienta Biura Rachunkowego enova365 bez konieczności pracy w dodatkowych narzędziach lub poza systemem.

Pobieranie dokumentów z KSeF wymaga wcześniejszego skonfigurowania połączenia oraz dodania autoryzacji w enova365. Jeżeli system nie został jeszcze przygotowany do pracy z KSeF, rozpocznij od wcześniejszych materiałów:

https://twentytwenty.pl/konfiguracja-ksef-w-enova365/ oraz https://twentytwenty.pl/instrukcja-konfiguracji-ksef-w-enova365/

Pobieranie faktur zakupowych z KSeF

Krok 1. Otwórz listę zapytań o dokumenty z KSeF

  1. Zaloguj się do Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego enova365.
  2. W menu głównym przejdź do sekcji KSeF.
  3. Wybierz zakładkę Pobieranie.
Przejście do obszaru Pobieranie w sekcji KSeF w enova365.

Krok 2. Utwórz zapytanie o dostępne fakturyKrok

  1. Z menu Czynności wybierz opcję Zapytaj o dostępne faktury.
  2. W polu System zewnętrzny wybierz KSeF.
  3. W polu Autoryzacja wybierz wcześniej dodany sposób autoryzacji.
  4. Uzupełnij okres pobierania dokumentów.
  5. Wybierz Rodzaj dokumentu KSeF.
  6. Kliknij OK.

Po wykonaniu czynności na liście pojawi się wpis dotyczący utworzonego zapytania.

Tworzenie zapytania o dostępne faktury zakupowe w KSeF.
Potwierdzenie poprawnego utworzenia zapytania o dokumenty w KSeF.
Zapytanie o dokumenty zapisane w sekcji Pobieranie.

Krok 3. Sprawdź status zapytania

  1. Zaznacz utworzone zapytanie.
  2. Z menu Czynności wybierz opcję Sprawdź status zapytania.
  3. Poczekaj na aktualizację statusu.
  4. Sprawdź status dokumentu na liście.

Zapytanie może posiadać status:

Pobieranie dokumentów możliwe jest dopiero po uzyskaniu statusu „200 – Przetworzono”.

Sprawdzanie statusu zapytania o dokumenty w KSeF.
Potwierdzenie aktualizacji statusu zapytania.
Zapytanie ze statusem „200 – Przetworzone” po poprawnym przetworzeniu przez KSeF.

Krok 4. Pobierz pakiety dokumentów z KSeF

  1. Zaznacz zapytanie ze statusem „200 – Przetworzono”.
  2. Z menu Czynności wybierz opcję Pobierz pakiety.
  3. Poczekaj na zakończenie pobierania dokumentów.
  4. Przejdź do zakładki Pakiety danych.
  5. Sprawdź pobrane pakiety dokumentów.
  6. Przejdź do zakładki Pliki KSeF.
  7. Sprawdź listę pobranych faktur KSeF w formacie XML.

Po poprawnym pobraniu pakietów pobrane dokumenty będą dostępne na liście Pobrane w sekcji KSeF.

Pobieranie pakietu dokumentów z KSeF.
Potwierdzenie pobrania pakietów danych z KSeF.
Widok pobranych dokumentów w sekcji Pobieranie.
Lista pakietów danych pobranych z KSeF.
Lista dokumentów dostępnych w zakładce Pliki KSeF po pobraniu pakietów danych.

Krok 5. Przejdź do listy pobranych dokumentów

  1. W sekcji KSeF wybierz zakładkę Pobrane.
  2. Odszukaj pobrane dokumenty na liście.
  3. Sprawdź podstawowe dane dokumentów.

Na liście widoczne są między innymi:

Po pobraniu dokumentów pliki KSeF otrzymują początkowo kategorię „Nieokreślona”. Kategoria zmienia się dopiero po dalszej obsłudze dokumentu przez użytkownika.

Wybór sekcji Pobrane w Pulpicie Klienta enova365.
Lista dokumentów pobranych z KSeF w sekcji Pobrane.

Krok 6. Sprawdź podgląd dokumentu i plik XML

  1. Otwórz dokument z listy Pobrane.
  2. W formularzu dokumentu przejdź do zakładki Podgląd.
  3. Sprawdź wizualizację dokumentu.
  4. Przejdź do zakładki XML.
  5. Sprawdź dane widoczne w pliku XML.
  6. Zweryfikuj poprawność danych dokumentu.

Weryfikacja dokumentu pozwala sprawdzić poprawność danych jeszcze przed przekazaniem faktury do dalszej obsługi księgowej.

Podgląd wizualizacji dokumentu pobranego z KSeF.
Widok pliku XML dokumentu pobranego z KSeF.

Krok 7. Oznacz dokument jako Wykluczony (opcjonalnie)

  1. Otwórz dokument pobrany z KSeF.
  2. Sprawdź, czy dokument dotyczy właściwej firmy.
  3. W formularzu dokumentu przejdź do zakładki Ogólne.
  4. Zaznacz parametr Wykluczone.
  5. Kliknij Zapisz.

Parametr Wykluczone wykorzystywany jest w sytuacji, gdy dokument został wystawiony omyłkowo lub nie powinien zostać przekazany do księgowania.

Oznaczenie dokumentu jako Wykluczony w formularzu faktury.

Krok 8. Zaakceptuj dokument do księgowania

  1. W zakładce Pobrane zaznacz dokument do księgowania.
  2. Z menu Czynności wybierz opcję Akceptuj do księgowania.
  3. Wybierz kategorię dokumentu.
  4. W razie potrzeby Wybierz Rodzaj dokumentu KSeF.
  5. Kliknij OK.

Dokument może zostać oznaczony między innymi jako:

Akceptacja dokumentu pozwala przekazać do biura rachunkowego informację, że dokument został zweryfikowany przez klienta.

Akceptacja dokumentu do dalszej obsługi księgowej.
Okno akceptacji dokumentu do księgowania.
Widok filtrowania dokumentów według kategorii w sekcji Pobrane.

Krok 9. Utwórz dokument w ewidencji

  1. Zaznacz zaakceptowany dokument na liście KSeF, w zakładce Pobrane.
  2. Z menu Czynności wybierz opcję Utwórz dokument.
  3. Wybierz definicję dokumentu księgowego.
  4. Kliknij OK.
  5. Poczekaj na zakończenie procesu tworzenia dokumentu.

Po wykonaniu operacji dokument zostanie zapisany w ewidencji wraz z numerem KSeF oraz danymi pobranymi z pliku XML.

Tworzenie dokumentu księgowego na podstawie pliku KSeF.
Wybór definicji dokumentu podczas tworzenia dokumentu.
Dokument utworzony w ewidencji na podstawie pliku XML.

Po poprawnym skonfigurowaniu połączenia i autoryzacji codzienna praca z dokumentami zakupowymi sprowadza się przede wszystkim do sprawnego pobierania dokumentów, ich weryfikacji oraz przekazywania do dalszej obsługi księgowej. Regularna kontrola dokumentów pobranych z KSeF pozwala uporządkować proces pracy z dokumentami oraz ograniczyć ryzyko błędów podczas księgowania.


Potrzebujesz pomocy? Zgłoś się do biura rachunkowego!

Nie wiesz, od czego zacząć? A może boisz się, że coś pominiesz?

Zespół TwentyTwenty Accounting z przyjemnością zajmie się Twoim rozliczeniem PIT– szybko, bezstresowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Skontaktuj się z nami, a zajmiemy się resztą!
https://twentytwenty.pl/kontakt/

Brak stawki VAT na fakturze bardzo często sprawia, że sposób rozliczenia sprzedaży wydaje się prostszy, niż wygląda to w rzeczywistości. Skoro na dokumencie nie pojawia się podatek, wiele firm zakłada, że oznaczenia NP, ZW i 0% działają według podobnych zasad, mimo że każde z nich odnosi się do zupełnie innego sposobu rozliczenia transakcji i może powodować inne skutki podatkowe. 

Oznaczenie VAT bardzo często sprowadza się do wyboru pola w systemie księgowym albo skopiowania ustawień z wcześniejszej faktury, mimo że sposób rozliczenia powinien wynikać z charakteru sprzedaży, rodzaju kontrahenta oraz zasad podatkowych dotyczących konkretnej transakcji. Dopiero podczas księgowania dokumentów, rozliczeń podatkowych albo weryfikacji danych w systemach księgowych i KSeF okazuje się, że podobne faktury zostały oznaczone według zupełnie innych zasad. 

Szczególnej analizy wymagają usługi zagraniczne, działalność zwolniona z VAT oraz sprzedaż rozliczana w różnych modelach podatkowych. NP i 0% wiele osób traktuje jak podobne oznaczenia, stawkę 0% często utożsamia się ze zwolnieniem z VAT, a oznaczenie ZW przedsiębiorcy nierzadko stosują bez sprawdzenia podstawy prawnej zwolnienia.

Dlaczego brak stawki VAT na fakturze nie zawsze oznacza to samo 

Brak stawki VAT na fakturze nie zawsze oznacza tę samą sytuację podatkową, ponieważ przedsiębiorca może nie naliczać podatku z kilku różnych powodów. W jednej transakcji sprzedaż może nie podlegać opodatkowaniu w Polsce, w innej korzystać ze zwolnienia z VAT, a w jeszcze innej nadal podlegać opodatkowaniu według stawki 0%. 

Mimo że końcowy efekt wygląda podobnie, każda z tych sytuacji opiera się na innych zasadach rozliczania podatku i może powodować zupełnie inne skutki podczas księgowania dokumentów, rozliczeń podatkowych oraz raportowania sprzedaży w systemach księgowych i KSeF. 

Sam brak VAT na fakturze nie powinien więc decydować o wyborze oznaczenia podatku. Znaczenie ma przede wszystkim sposób rozliczenia sprzedaży, miejsce opodatkowania transakcji, status kontrahenta oraz podstawa prawna zastosowanej stawki albo zwolnienia. 

Jak sprawdzić, jakie oznaczenie VAT zastosować na fakturze 

Przed wyborem oznaczenia VAT przedsiębiorca powinien najpierw ustalić, z czego wynika brak podatku na fakturze. To właśnie przyczyna braku VAT decyduje o tym, czy na fakturze powinno pojawić się NP, ZW albo 0%. 

Jeżeli sprzedaż nie podlega opodatkowaniu w Polsce, zastosowanie może mieć oznaczenie NP. Taka sytuacja pojawia się najczęściej przy usługach świadczonych dla zagranicznych kontrahentów, gdzie miejscem opodatkowania pozostaje kraj nabywcy. 

Jeżeli przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia z VAT, konieczne staje się ustalenie, czy wynika ono z limitu obrotów, czy z rodzaju wykonywanej działalności. W takiej sytuacji zastosowanie może mieć oznaczenie ZW. 

Jeżeli sprzedaż nadal podlega VAT, ale przepisy pozwalają zastosować zerową stawkę podatku, możliwe staje się zastosowanie stawki 0%. Dotyczy to przede wszystkim eksportu oraz części sprzedaży międzynarodowej. 

ZW na fakturze. Co daje prawo do zwolnienia z VAT 

Stawka ZW oznacza sprzedaż zwolnioną z VAT, jednak zastosowanie tego oznaczenia wymaga ustalenia, z jakiego przepisu wynika zwolnienie oraz czy przedsiębiorca rzeczywiście spełnia warunki określone w ustawie. W przeciwieństwie do NP albo 0% przy oznaczeniu ZW kluczowe znaczenie ma podstawa prawna zwolnienia oraz charakter wykonywanej działalności.

Zwolnienie przedmiotowe z VAT na podstawie art. 43 ustawy o VAT 

Część działalności może korzystać ze zwolnienia z VAT ze względu na rodzaj wykonywanych usług. Takie zwolnienie określa art. 43 ustawy o VAT i obejmuje między innymi wybrane usługi medyczne, edukacyjne, finansowe, terapeutyczne oraz część usług związanych z opieką społeczną. 

Znaczenie ma sposób realizacji usługi, zakres działalności oraz spełnienie warunków określonych w przepisach, dlatego podobne usługi mogą w jednej firmie korzystać ze zwolnienia z VAT, a w innej wymagać standardowego rozliczenia podatku. 

Zwolnienie podmiotowe z VAT na podstawie art. 113 ustawy o VAT 

Drugim rodzajem zwolnienia pozostaje zwolnienie podmiotowe wynikające z art. 113 ustawy o VAT. W takim przypadku przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia ze względu na limit obrotów i do momentu przekroczenia ustawowego progu nie musi rozliczać VAT. 

Przepisy przewidują jednak wyłączenia powodujące obowiązek rejestracji do VAT niezależnie od wysokości obrotów. Dotyczy to między innymi części usług doradczych, prawniczych oraz wybranych usług specjalistycznych. 

Błędne zastosowanie ZW może prowadzić do korekt dokumentów, problemów podczas rozliczeń podatkowych oraz konieczności dopłaty VAT, dlatego przed wystawieniem faktury warto zawsze sprawdzić podstawę zwolnienia i zasady dotyczące konkretnego rodzaju sprzedaży. 

Nowe oznaczenia stawek VAT w KSeF od 2026 roku 

Zmiany związane z KSeF i strukturą FA(3) wprowadzają bardziej szczegółowe oznaczenia dla części stawek VAT. Dotychczasowe oznaczenia NP i 0% zostają rozdzielone na dodatkowe kategorie, które dokładniej określają sposób rozliczenia sprzedaży. 

Nowe stawki VAT w KSeF: 

Kod w KSeF Nazwa Kiedy stosować 
0 KR Stawka 0% – kraj Sprzedaż krajowa objęta preferencyjną stawką 0% 
0 WDT Stawka 0% – WDT Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów 
0 EX Stawka 0% – eksport Eksport towarów poza UE 
np I NP – poza terytorium kraju Sprzedaż poza Polską bez VAT-UE 
np II NP – usługi UE (VAT-UE) Usługi dla podatników z UE rozliczane przez nabywcę 

Po zmianach związanych z FA(3) i KSeF stawki VAT na fakturze wymagają dokładniejszej weryfikacji niż wcześniej, szczególnie przy sprzedaży zagranicznej oraz transakcjach rozliczanych bez podatku.

Co oznaczają nowe oznaczenia VAT w praktyce 

0 KR – stosowane jest przy krajowej sprzedaży objętej preferencyjną stawką 0% VAT. Dotyczy to wyłącznie konkretnych przypadków przewidzianych w przepisach, między innymi części transakcji wskazanych w art. 83 ustawy o VAT. Sama sprzedaż krajowa nie oznacza jeszcze możliwości zastosowania stawki 0%, ponieważ konieczne pozostaje spełnienie warunków określonych dla konkretnego rodzaju transakcji. 

0 WDT – stosowane jest przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów do kontrahenta z UE posiadającego aktywny numer VAT-UE. Sama sprzedaż do kraju Unii Europejskiej nie wystarcza, ponieważ konieczne pozostaje również posiadanie dokumentów potwierdzających transport towaru. 

0 EX – dotyczy eksportu towarów poza Unię Europejską i wymaga posiadania dokumentów potwierdzających wywóz poza UE, między innymi komunikatu IE-599 albo innych dokumentów celnych potwierdzających eksport. 

np I – obejmuje sprzedaż, której miejsce opodatkowania znajduje się poza Polską, ale która nie podlega wykazaniu w informacji VAT-UE. Dotyczy to między innymi części usług świadczonych dla kontrahentów spoza Unii Europejskiej. 

np II – stosowane jest przy usługach świadczonych dla podatników z innych państw UE, gdzie VAT rozlicza nabywca zgodnie z mechanizmem reverse charge. Takie transakcje wykazywane są również w informacji VAT-UE oraz w pliku JPK_V7. 

Kiedy przedsiębiorca powinien zastosować NP na fakturze 

Oznaczenie NP przedsiębiorca stosuje wtedy, gdy sprzedaż nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce. Najczęściej dotyczy to usług świadczonych dla zagranicznych kontrahentów, gdzie miejscem opodatkowania pozostaje kraj nabywcy, a nie Polska. 

Sprzedaż zagraniczna nie oznacza jednak automatycznie stawki VAT 0%, mimo że oba oznaczenia bardzo często traktowane są jako podobny sposób rozliczenia faktury bez stawki VAT. Znaczenie ma rodzaj sprzedaży, miejsce opodatkowania transakcji oraz zasady obowiązujące przy konkretnym typie usługi albo dostawy towarów. 

Szczególną uwagę warto zachować przy usługach marketingowych, IT, konsultingowych oraz innych usługach świadczonych dla kontrahentów z Unii Europejskiej albo spoza Polski, ponieważ właśnie przy takich transakcjach najczęściej pojawiają się błędy związane z oznaczeniem NP. 

Kiedy przedsiębiorca może zastosować stawkę 0% VAT 

Stawka 0% bardzo często utożsamiana jest ze sprzedażą bez VAT, mimo że transakcja nadal podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Różnica polega na tym, że przedsiębiorca stosuje zerową stawkę podatku, a nie zwolnienie z VAT. 

Takie rozliczenie pojawia się najczęściej przy eksporcie towarów oraz wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów, jednak zastosowanie stawki 0% wymaga również spełnienia określonych warunków dokumentacyjnych potwierdzających możliwość zastosowania takiego sposobu rozliczenia. 

Sama sprzedaż zagraniczna nie oznacza jeszcze automatycznie prawa do zastosowania stawki 0%, ponieważ znaczenie ma rodzaj sprzedaży, miejsce opodatkowania transakcji oraz zasady obowiązujące przy konkretnym typie usługi albo dostawy towarów. 

Najczęstsze błędy przy fakturach bez stawki VAT 

Najwięcej nieprawidłowości dotyczy usług zagranicznych, sprzedaży zwolnionej z VAT oraz transakcji rozliczanych w różnych modelach podatkowych. Część błędów pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorca kopiuje oznaczenia z wcześniejszych dokumentów albo przypisuje te same stawki VAT do podobnych faktur bez sprawdzenia, czy sprzedaż rzeczywiście podlega takim samym zasadom rozliczenia podatku.

Najczęściej pojawiają się: 

Nieprawidłowo dobrane oznaczenie VAT może przez długi czas pozostać niezauważone, a problem bardzo często wychodzi dopiero podczas rozliczeń, kontroli albo analizy dokumentów przez księgowość. 

Dlaczego błędna stawka VAT powoduje problemy w księgowości i KSeF 

Samo przyjęcie faktury przez KSeF nie oznacza jeszcze poprawnego rozliczenia dokumentu pod względem podatkowym. System sprawdza przede wszystkim zgodność techniczną oraz strukturę faktury, dlatego przedsiębiorca może wysłać dokument z błędnym oznaczeniem VAT mimo pozytywnej akceptacji w KSeF.

Nieprawidłowości bardzo często wychodzą dopiero podczas księgowania dokumentów, rozliczeń podatkowych albo analizy charakteru sprzedaży przez księgowość. Sam fakt, że dokument przeszedł przez system, nie oznacza jeszcze poprawnego sposobu rozliczenia transakcji. 

Szczególną ostrożność warto zachować przy fakturach cyklicznych oraz zapisanych wcześniej szablonach dokumentów. Jeżeli system księgowy korzysta ze starych oznaczeń NP albo 0%. Po zmianach związanych z FA(3) i KSeF stawki VAT na fakturze wymagają dokładniejszej weryfikacji niż wcześniej, szczególnie przy sprzedaży zagranicznej oraz transakcjach rozliczanych bez podatku.

Najczęstsze pytania dotyczące stawek VAT na fakturach 

  1. Czy mogę stosować ZW, jeżeli moja firma nie jest VATowcem? 

    Sam brak rejestracji do VAT nie oznacza jeszcze automatycznego prawa do stosowania oznaczenia ZW. Znaczenie ma podstawa zwolnienia oraz rodzaj prowadzonej działalności. 
  2. Dlaczego księgowość może zakwestionować fakturę bez VAT? 

    Jeżeli oznaczenie VAT nie odpowiada sposobowi rozliczenia sprzedaży albo nie ma uzasadnienia w przepisach, księgowość powinna zweryfikować taką fakturę przed jej zaksięgowaniem. 
  3. Czy księgowość może zmienić stawkę VAT na mojej fakturze? 

    Jeżeli sposób rozliczenia sprzedaży został oznaczony nieprawidłowo, księgowość może wskazać konieczność korekty dokumentu albo zastosowania innej stawki VAT zgodnej z przepisami. 
  4. Czy zagraniczny kontrahent zawsze oznacza fakturę bez VAT? 

    Sam zagraniczny kontrahent nie decyduje jeszcze o sposobie rozliczenia podatku, ponieważ znaczenie ma również rodzaj sprzedaży oraz miejsce opodatkowania transakcji. 
  5. Co zrobić, jeżeli nie wiem, jakie oznaczenie VAT wybrać? 

    Najbezpieczniej skonsultować sposób rozliczenia z księgowością jeszcze przed wystawieniem faktury, ponieważ podobne transakcje mogą podlegać zupełnie innym zasadom rozliczania VAT. 

Potrzebujesz pomocy? Zgłoś się do biura rachunkowego!

Nie wiesz, od czego zacząć? A może boisz się, że coś pominiesz?

Zespół TwentyTwenty Accounting z przyjemnością zajmie się Twoim rozliczeniem PIT– szybko, bezstresowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Skontaktuj się z nami, a zajmiemy się resztą!
https://twentytwenty.pl/kontakt/

Ta strona używa plików cookies. Korzystanie ze strony bez zmiany ustawień przeglądarki w tym zakresie, oznacza zgodę na ich używanie. Więcej informacji na ten temat znajduje się w naszej polityce prywatności.

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close