Rejestracja BDO – kto musi się zarejestrować i jak to zrobić?

Obowiązek rejestracji BDO nie dotyczy wyłącznie firm zajmujących się zawodowo odpadami. Może obejmować również przedsiębiorcę prowadzącego sklep internetowy, importującego towary, wysyłającego produkty w opakowaniach albo wytwarzającego odpady, dla których wymagana jest ewidencja. 

Przed złożeniem wniosku trzeba ustalić, z jakiego tytułu firma podlega wpisowi. Od tego zależy zakres rejestracji oraz późniejsze obowiązki przedsiębiorcy. Znaczenie ma również kierunek sprzedaży: inaczej analizuje się sprzedaż produktów na terytorium Polski, sprowadzanie ich z zagranicy oraz wysyłkę towarów z Polski do odbiorców w innych państwach. 

Czym jest BDO i do czego służy rejestr? 

BDO to Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami. Jej częścią jest Rejestr BDO, obejmujący między innymi przedsiębiorców wprowadzających produkty i produkty w opakowaniach, podmioty zajmujące się gospodarką odpadami oraz część firm wytwarzających odpady. 

System służy również do prowadzenia wymaganych ewidencji i składania określonych sprawozdań. Sam wpis do rejestru nie wyczerpuje więc wszystkich obowiązków przedsiębiorcy. Ich zakres zależy od rodzaju prowadzonej działalności oraz podstawy wpisu. 

Kto musi się zarejestrować w BDO?

Sam fakt prowadzenia działalności gospodarczej nie powoduje obowiązku wpisu do BDO. Trzeba sprawdzić, co firma sprzedaje, w jaki sposób produkty trafiają na rynek, czy przedsiębiorca wykorzystuje opakowania, sprowadza towary z zagranicy oraz jakie odpady powstają w związku z działalnością. 

Rejestracja BDO może dotyczyć przedsiębiorców wprowadzających na terytorium Polski produkty w opakowaniach. Obejmuje także producentów, importerów i wewnątrzwspólnotowych nabywców opakowań. Obowiązek może dotyczyć również podmiotów wprowadzających sprzęt elektryczny i elektroniczny, baterie, akumulatory, opony czy oleje. Do rejestru trafiają również podmioty wytwarzające odpady, jeżeli są zobowiązane do prowadzenia ich ewidencji. 

Nie każdy przedsiębiorca, u którego powstają odpady, automatycznie musi uzyskać wpis z tego tytułu. Przepisy przewidują zwolnienia dotyczące określonych rodzajów i ilości odpadów, więc sytuację trzeba oceniać na podstawie rzeczywiście prowadzonej działalności.

Firmy wprowadzające produkty w opakowaniach

Za wprowadzającego produkty w opakowaniach może zostać uznany przedsiębiorca, który pakuje produkty wytworzone przez inny podmiot, a następnie wprowadza je do obrotu na terytorium Polski. 

Ma to szczególne znaczenie przy sprzedaży wysyłkowej. Karton, foliopak, koperta czy inne opakowanie wykorzystane do przygotowania produktu przed przekazaniem go klientowi może być objęte obowiązkami dotyczącymi wprowadzania produktów w opakowaniach. 

Firmy wytwarzające odpady podlegające ewidencji 

Obowiązek wpisu do BDO może wynikać także z wytwarzania odpadów, dla których przedsiębiorca ma obowiązek prowadzić ewidencję. 

Nie należy jednak utożsamiać każdego odpadu powstającego w firmie z koniecznością rejestracji. Przy ocenie uwzględnia się między innymi rodzaj odpadu, jego ilość oraz obowiązujące zwolnienia z ewidencji. 

Sprowadzanie produktów z UE i spoza UE

Osobnej analizy wymaga sytuacja, w której polska firma sprowadza zapakowane towary z zagranicy. 

Zakup produktów od kontrahenta z innego państwa Unii Europejskiej może stanowić wewnątrzwspólnotowe nabycie produktów w opakowaniach. Przy sprowadzeniu towarów z Chin, Stanów Zjednoczonych lub innego państwa spoza UE może wystąpić import produktów w opakowaniach. 

Jeżeli towary są następnie wprowadzane do obrotu w Polsce, przy ocenie obowiązków trzeba uwzględnić również opakowania, w których produkty zostały sprowadzone, a nie wyłącznie dodatkowe kartony, koperty lub foliopaki wykorzystywane przy późniejszej wysyłce do klientów. 

Czy sklep internetowy musi mieć BDO?

Samo prowadzenie sklepu internetowego nie przesądza o obowiązku rejestracji BDO. Znaczenie mają model sprzedaży, pochodzenie produktów oraz sposób przygotowania ich do wysyłki. 

Przykładem może być sklep internetowy sprzedający ubrania. Jeżeli przedsiębiorca pakuje odzież w kartony, foliopaki, koperty lub inne opakowania i w tej postaci wprowadza produkty na polski rynek, powinien sprawdzić, czy spełnia definicję wprowadzającego produkty w opakowaniach. 

Podobnej analizy wymaga sklep sprowadzający zapakowane towary od producentów lub dostawców zagranicznych. W takim przypadku znaczenie mogą mieć zarówno opakowania, w których produkty trafiły do Polski, jak i materiały wykorzystane później do przygotowania przesyłki. 

Liczba wysyłanych paczek sama w sobie nie przesądza o istnieniu lub braku obowiązku wpisu. Niewielka skala sprzedaży nie powinna być traktowana jako automatyczne zwolnienie z rejestracji BDO. 

BDO przy sprzedaży w Polsce i za granicę 

Kierunek przepływu produktów wpływa na ocenę obowiązków związanych z opakowaniami. Firma sprzedająca wyłącznie w Polsce znajduje się w innej sytuacji niż przedsiębiorca sprowadzający towary z zagranicy albo regularnie wysyłający produkty do klientów w innych państwach. 

Sprzedaż i wysyłka produktów na terenie Polski

Jeżeli polska firma pakuje produkty, a następnie wprowadza je do obrotu na terytorium Polski, użyte opakowania mogą podlegać obowiązkom związanym z BDO. 

Przy sprzedaży internetowej trzeba sprawdzić zarówno opakowanie samego produktu, jak i materiały używane przez sprzedawcę do przygotowania zamówienia do wysyłki. 

Import produktów do Polski 

Przy sprowadzaniu produktów w opakowaniach trzeba ustalić, czy przedsiębiorca dokonuje importu z państwa spoza UE, czy wewnątrzwspólnotowego nabycia z innego kraju Unii Europejskiej. 

Firma kupująca zapakowaną odzież od producenta z Niemiec może mieć inne obowiązki niż przedsiębiorca kupujący taki sam towar od polskiego hurtownika. Osobnym przypadkiem jest bezpośredni import produktów z Chin lub innego państwa spoza UE. 

Przed rozpoczęciem regularnego importu należy więc ustalić status przedsiębiorcy w BDO i zakres ewidencji, ponieważ opakowania sprowadzonych produktów mogą wpływać na obowiązki firmy. 

Sprzedaż z Polski do klientów zagranicznych

Przy sprzedaży produktów z Polski do innych państw trzeba rozdzielić obowiązki wynikające z polskiego BDO od obowiązków dotyczących opakowań w państwie odbiorcy. 

Od 12 sierpnia 2026 r. stosowane jest unijne rozporządzenie PPWR dotyczące opakowań i odpadów opakowaniowych. Przy sprzedaży produktów w opakowaniach do innego państwa UE znaczenie ma między innymi to, w którym państwie opakowanie jest udostępniane użytkownikowi końcowemu i gdzie ma powstać z niego odpad. 

Jeżeli polska firma prowadzi sprzedaż na odległość i sprzedaje produkty w opakowaniach bezpośrednio użytkownikom końcowym w innym państwie członkowskim, może zostać objęta obowiązkami rozszerzonej odpowiedzialności producenta obowiązującymi na tym rynku. Mogą one obejmować rejestrację w lokalnym rejestrze producentów, raportowanie ilości i rodzajów opakowań oraz udział w finansowaniu gospodarowania odpadami opakowaniowymi. 

PPWR przewiduje również, że producent prowadzący taką sprzedaż na odległość do użytkowników końcowych w innym państwie UE wyznacza w państwie odbiorcy upoważnionego przedstawiciela do spraw rozszerzonej odpowiedzialności producenta. Przedstawiciel działa w imieniu producenta przy realizacji obowiązków EPR właściwych dla danego rynku. Oznacza to, że polska firma nie zastępuje tego obowiązku samodzielną obsługą z Polski, jeżeli przepis nakłada obowiązek ustanowienia przedstawiciela w państwie odbiorcy. 

Polski numer BDO nie zastępuje obowiązków EPR w Niemczech, Francji, Czechach ani w innym państwie UE. Firma prowadząca sprzedaż transgraniczną powinna osobno sprawdzić obowiązki wynikające z polskiego BDO. Trzeba też zweryfikować regulacje opakowaniowe obowiązujące na rynku odbiorcy.

Przy eksporcie produktów poza Unię Europejską trzeba z kolei analizować obowiązki wynikające z przepisów państwa docelowego, ponieważ unijne mechanizmy EPR wynikające z PPWR nie regulują w taki sam sposób opakowań trafiających poza rynek UE. 

Jak sprawdzić, czy firma podlega obowiązkowi wpisu do BDO?

Ocena powinna obejmować faktyczny sposób prowadzenia działalności. Trzeba ustalić, kto pakuje produkty, skąd pochodzą towary, gdzie są po raz pierwszy wprowadzane do obrotu, czy przedsiębiorca importuje produkty lub opakowania oraz jakie odpady powstają w firmie. 

Przy sprzedaży zagranicznej trzeba dodatkowo przeanalizować kierunek przepływu towarów. Import do Polski, sprzedaż krajowa oraz wysyłka produktów poza Polskę mogą powodować odmienne obowiązki. Zakres podmiotów objętych wpisem oraz podstawowe zasady rejestracji można sprawdzić w oficjalnym poradniku Biznes.gov.pl dotyczącym BDO. 

BDO jest obowiązkiem przedsiębiorcy odrębnym od standardowej obsługi podatkowej i księgowej. Zakres bieżącej współpracy z biurem rachunkowym obejmuje między innymi rozliczenia firmy, dokumenty księgowe i obowiązki podatkowe, natomiast konieczność uzyskania wpisu BDO trzeba rozpoznać na podstawie faktycznego modelu działalności przedsiębiorcy. 

Rejestracja BDO krok po kroku 

Wniosek o wpis do BDO składa się elektronicznie. Do logowania potrzebny jest Profil Zaufany, e-dowód albo inna metoda dostępna przez Login.gov.pl. 

Krok 1. Wejdź na stronę BDO

1. Przejdź na stronę Rejestru BDO. 

2. Kliknij opcję przejścia do systemu. 

3. Zaloguj się przez Login.gov.pl. 

4. Potwierdź swoją tożsamość za pomocą dostępnej metody, np. Profilu Zaufanego albo bankowości elektronicznej. 

Krok 2. Wybierz podmiot 

1. Po zalogowaniu wybierz podmiot, który reprezentujesz. 

2. Jeżeli firma nie jest jeszcze zarejestrowana w BDO, wybierz opcję dodania nowego podmiotu. 

3. Wpisz NIP firmy. 

4. Sprawdź dane pobrane z CEIDG albo KRS. 

Krok 3. Przejdź do wniosku o wpis 

1. W menu po lewej stronie wybierz „Wnioski”. 

2. Następnie przejdź do sekcji „Wnioski o wpis”. 

3. Kliknij „Nowy wniosek”. 

4. Otwórz wniosek rejestrowy. 

Krok 4. Wypełnij Dział I

1. Sprawdź nazwę firmy. 

2. Zweryfikuj NIP i pozostałe dane identyfikacyjne. 

3. Sprawdź adres siedziby albo miejsca zamieszkania przedsiębiorcy. 

4. Uzupełnij brakujące dane. 

5. Zweryfikuj informacje przed przejściem dalej. 

Dział I zawiera podstawowe dane podmiotu, więc powinien odpowiadać aktualnym informacjom rejestrowym firmy. 

Krok 5. Wypełnij Dział VI 

Dla przedsiębiorcy wprowadzającego produkty w opakowaniach właściwy jest Dział VI. 

1. Otwórz Dział VI. 

2. Wybierz tabelę dotyczącą „Wprowadzającego produkty w opakowaniach”. 

3. Wskaż rodzaje opakowań wykorzystywanych przez firmę. 

4. Uzupełnij dane zgodnie z rzeczywiście prowadzoną działalnością. 

W przypadku sklepu internetowego najczęściej będą to między innymi: 

• papier i tektura, np. kartony i koperty, 

• tworzywa sztuczne, np. foliopaki, folia bąbelkowa czy elementy z tworzyw. 

Jeżeli firma dodatkowo eksportuje produkty w opakowaniach albo dokonuje ich wewnątrzwspólnotowej dostawy, trzeba sprawdzić także część formularza dotyczącą tego rodzaju działalności. 

Krok 6. Wnieś opłatę rejestrową i dołącz potwierdzenie 

Jeżeli firma należy do grupy podmiotów objętych opłatą rejestrową: 

1. Sprawdź wysokość opłaty właściwej dla firmy. 

2. Wpłać ją na rachunek właściwego urzędu marszałkowskiego. 

3. Pobierz potwierdzenie przelewu. 

4. Dołącz dowód wpłaty do wniosku. 

5. Sprawdź, czy wymagane są również inne załączniki. 

Krok 7. Wyślij wniosek

1. Sprawdź wszystkie uzupełnione dane. 

2. Zweryfikuj wybrane działy i tabele. 

3. Sprawdź, czy dołączono wymagane załączniki. 

4. Kliknij „Wyślij wniosek”. 

5. Po wysłaniu sprawdzaj status wniosku w systemie BDO. 

6. Jeżeli urząd poprosi o uzupełnienie danych, popraw wskazane elementy. 

7. Po dokonaniu wpisu firma otrzyma numer rejestrowy BDO. 

Ustawa przewiduje termin do 30 dni na dokonanie wpisu po otrzymaniu prawidłowego wniosku. 

Ile kosztuje rejestracja BDO i kto płaci opłatę?

Od 1 stycznia 2025 roku opłata rejestrowa BDO wynosi 200 zł dla mikroprzedsiębiorców oraz 800 zł dla pozostałych przedsiębiorców. Takie same stawki obowiązują dla opłaty rocznej. 

Opłata nie dotyczy każdego podmiotu figurującego w rejestrze. Ustawa obejmuje nią określone grupy przedsiębiorców, w tym między innymi wprowadzających produkty w opakowaniach oraz producentów, importerów i wewnątrzwspólnotowych nabywców opakowań. 

Podmiot objęty opłatą roczną wnosi ją do końca lutego danego roku. W roku, w którym została wniesiona opłata rejestrowa, nie uiszcza się dodatkowo opłaty rocznej. 

Ile trwa rejestracja BDO?

Wpis powinien zostać dokonany po sprawdzeniu prawidłowości wniosku. Ustawa przewiduje termin nie dłuższy niż 30 dni od otrzymania kompletnego wniosku. 

Termin ten nie stanowi dodatkowego okresu, w którym przedsiębiorca może prowadzić działalność wymagającą wpisu bez rejestracji. Jeżeli firma podlega BDO, powinna uzyskać wpis przed rozpoczęciem działalności objętej takim obowiązkiem. 

Braki w formularzu albo brak wymaganych dokumentów mogą spowodować wezwanie przedsiębiorcy do uzupełnienia wniosku. 

Numer BDO na fakturze i innych dokumentach – kiedy jest wymagany?

Podmioty wskazane w art. 57 ust. 1 ustawy o odpadach mają obowiązek umieszczania numeru rejestrowego BDO na dokumentach sporządzanych w związku z działalnością objętą wpisem. 

Dotyczy to między innymi wprowadzających na terytorium Polski produkty w opakowaniach oraz producentów, importerów i wewnątrzwspólnotowych nabywców opakowań. Ministerstwo Klimatu i Środowiska wskazuje, że numer BDO może zostać umieszczony np. w stopce dokumentu obok NIP lub REGON. 

W przypadku podmiotu objętego tym obowiązkiem numer BDO powinien znaleźć się również na fakturach związanych z działalnością wymagającą posługiwania się numerem rejestrowym. Sam numer BDO nie jest jednak obowiązkowym elementem każdej faktury wynikającym z przepisów o VAT. Podstawą jego stosowania są przepisy o odpadach i status przedsiębiorcy w Rejestrze BDO. 

Przy sprzedaży zagranicznej sam fakt wystawienia faktury dla kontrahenta z innego państwa nie powoduje automatycznie wyłączenia obowiązków wynikających z polskiego wpisu BDO. Trzeba ustalić, czy dokument dotyczy działalności objętej rejestracją. 

Jakie obowiązki powstają po rejestracji w BDO? 

Uzyskanie numeru BDO może wiązać się z obowiązkiem prowadzenia ewidencji oraz składania sprawozdań. Ich zakres wynika z kategorii działalności wskazanej podczas rejestracji. 

Dla przedsiębiorcy wprowadzającego produkty w opakowaniach szczególne znaczenie ma możliwość ustalenia rodzaju i masy opakowań wprowadzonych do obrotu. Dane z ewidencji są wykorzystywane przy realizacji obowiązków sprawozdawczych. 

Sprawozdanie dotyczące produktów, opakowań i gospodarowania odpadami składa się co do zasady do 15 marca za poprzedni rok kalendarzowy. 

Jak obliczyć masę opakowań do sprawozdania BDO?

Do sprawozdania BDO trzeba ustalić masę opakowań wprowadzonych na rynek w poprzednim roku kalendarzowym. Przy sprzedaży wysyłkowej można oprzeć wyliczenia na danych dotyczących zakupionych i wykorzystanych opakowań albo na liczbie przesyłek i masie typowego opakowania.  

Metoda 1. Obliczenie masy opakowań na podstawie zakupów

Ta metoda może być wygodna dla małego sklepu, który kupuje opakowania w większych partiach i kontroluje stan magazynowy. 

1. Sprawdź, ile opakowań kupiono w danym okresie, np. 500 kartonów i 10 rolek taśmy. 

2. Sprawdź na fakturze, w specyfikacji produktu albo u dostawcy masę jednej sztuki opakowania. 

3. Pomnóż liczbę opakowań przez masę jednej sztuki. 

4. Na koniec roku sprawdź, ile opakowań pozostało w magazynie. 

5. Oblicz masę niewykorzystanych opakowań. 

6. Odejmij ją od łącznej masy zakupionych opakowań. 

Przykład: jeden karton waży 0,2 kg. Przy zakupie 500 kartonów ich łączna masa wynosi 100 kg. Jeżeli na koniec roku w magazynie pozostało 50 kartonów, odpowiada to 10 kg. Po odjęciu niewykorzystanego zapasu masa wykorzystanych kartonów wynosi 90 kg. 

Metoda 2. Obliczenie na podstawie średniej masy opakowania i liczby przesyłek

Drugi sposób może być przydatny, gdy wysyłane paczki są do siebie bardzo podobne. 

1. Przygotuj typowe puste opakowanie wykorzystywane do wysyłki, np. karton wraz z foliopakiem i taśmą. 

2. Zważ przygotowane opakowanie. 

3. Sprawdź w panelu sklepu lub u operatora przesyłek, ile paczek wysłano w danym roku. 

4. Pomnóż liczbę wysłanych paczek przez masę jednego opakowania. 

Przykład: jeżeli jedno opakowanie waży 0,25 kg, a w ciągu roku wysłano 1000 paczek, wyliczona masa opakowań wynosi 250 kg. 

W sprawozdaniu BDO masę podaje się w megagramach (Mg). Jeden megagram odpowiada jednej tonie, czyli 1000 kg. 150 kg odpowiada 0,150 Mg. 

Opisane sposoby służą organizacji ewidencji na podstawie danych przedsiębiorcy. Nie są ustawowo nazwanymi „metodami BDO”. Firma powinna być w stanie wykazać, w jaki sposób ustaliła raportowaną masę opakowań. 

Rejestracja BDO po rozpoczęciu działalności 

Firma, która zorientowała się już po rozpoczęciu działalności, że powinna posiadać wpis do BDO, powinna ustalić, od kiedy obowiązek rzeczywiście jej dotyczył. 

Złożenie bieżącego wniosku nie rozstrzyga automatycznie obowiązków za wcześniejszy okres. Trzeba sprawdzić zakres prowadzonej działalności, ewentualną ewidencję, sprawozdawczość oraz okres, którego dotyczą niewykonane obowiązki. 

Przy modelu obejmującym import, kilka kategorii produktów albo sprzedaż na różnych rynkach konieczna może być analiza kilku odrębnych obowiązków. 

Najważniejsze informacje przed złożeniem wniosku do BDO 

Rejestracja BDO powinna odpowiadać rzeczywistemu modelowi działalności firmy. Przy sprzedaży produktów w opakowaniach trzeba ustalić, kto pakuje towary, gdzie są po raz pierwszy wprowadzane do obrotu, czy przedsiębiorca sprowadza je z zagranicy oraz czy część sprzedaży trafia poza Polskę. 

Po uzyskaniu wpisu trzeba prawidłowo posługiwać się numerem BDO na dokumentach związanych z działalnością i prowadzić ewidencję wymaganą dla danego zakresu wpisu. Firma prowadząca sprzedaż na kilku rynkach powinna osobno sprawdzić obowiązki wynikające z polskiego BDO oraz regulacje środowiskowe obowiązujące w państwach, do których wysyłane są produkty. 

---

Potrzebujesz wsparcia w prowadzeniu księgowości? 

Nie masz czasu na formalności? A może szukasz biura rachunkowego, które zadba o Twoje rozliczenia i pomoże Ci skupić się na rozwijaniu biznesu? 

Zespół TwentyTwenty Accounting zapewnia kompleksową obsługę księgową firm – rzetelnie, terminowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami. 

Skontaktuj się z nami, a zajmiemy się resztą! 
https://twentytwenty.pl/kontakt/