Plan kont – jak go zbudować i dopasować do działalności firmy? 

Zakładowy plan kont określa sposób porządkowania danych w księgach rachunkowych. Jego rola nie kończy się na prawidłowym ewidencjonowaniu operacji gospodarczych. Od przyjętej struktury zależy także to, jakie informacje o kosztach, przychodach, rozrachunkach czy obszarach działalności można później uzyskać z systemu finansowo-księgowego. 

Plan kont powinien uwzględniać wymagania rachunkowe, sposób działania firmy i informacje potrzebne zarządowi. Powinien być na tyle szczegółowy, aby wspierał księgowość i raportowanie, ale nie powinien być rozbudowywany bez wyraźnej potrzeby. 

Przy projektowaniu planu kont nie chodzi o stworzenie możliwie największej liczby kont analitycznych. Punktem wyjścia powinno być ustalenie, jakie dane firma chce ewidencjonować i do czego będą później wykorzystywane. 

Czym jest plan kont i jaką pełni funkcję w księgowości? 

Zakładowy plan kont jest elementem przyjętych przez jednostkę zasad rachunkowości. Zgodnie z ustawą o rachunkowości dokumentacja powinna określać wykaz kont księgi głównej oraz zasady klasyfikacji zdarzeń. Powinna też obejmować zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej. 

Plan kont nie jest wyłącznie tabelą z numerami i nazwami kont. Określa strukturę, według której dane finansowe są klasyfikowane i ujmowane w księgach. 

Za ustalenie i aktualizację dokumentacji opisującej zasady rachunkowości odpowiada kierownik jednostki. W spółce kapitałowej jest nim co do zasady zarząd. 

Konstrukcja planu kont ma wpływ nie tylko na pracę księgowości. Jeżeli firma chce analizować wyniki według określonych obszarów działalności, struktura danych musi umożliwiać uzyskanie takich informacji. 

Konta syntetyczne i analityczne

Konta księgi głównej, określane także jako konta syntetyczne, pokazują dane na głównym poziomie ewidencji. Bardziej szczegółowe informacje są ujmowane na kontach ksiąg pomocniczych, które rozwijają ewidencję.

Analityka może służyć do rozdzielenia danych dotyczących kontrahentów, projektów, działów, oddziałów albo określonych kategorii kosztów. 

Poziom szczegółowości powinien odpowiadać potrzebom konkretnej jednostki. Ustawa o rachunkowości wymaga prowadzenia zakładowego planu kont, ale nie narzuca przedsiębiorstwom jednego uniwersalnego układu numeracji. 

Dlaczego jeden plan kont nie pasuje do każdej firmy? 

Dwie spółki prowadzące pełną księgowość mogą potrzebować zupełnie innej struktury danych. 

Firma usługowa realizująca kilkadziesiąt projektów może potrzebować informacji o kosztach i przychodach przypisanych do konkretnych zleceń. Spółka posiadająca kilka oddziałów może analizować wynik poszczególnych lokalizacji. Firma produkcyjna ma inne potrzeby związane z ewidencją kosztów niż spółka świadcząca wyłącznie usługi. 

Na kształt planu kont wpływają struktura organizacyjna, rodzaje przychodów i sposób ponoszenia kosztów. Trzeba też uwzględnić posiadany majątek, sposób finansowania i wymagania dotyczące sprawozdawczości. 

Osobnym obszarem są potrzeby zarządcze. Zarząd może potrzebować danych pokazujących wynik lub koszty w wybranych przekrojach, które wspierają podejmowanie decyzji. 

Jeżeli takie informacje mają później wynikać z systemu księgowego, trzeba wcześniej ustalić, w jaki sposób dokumenty i zapisy będą przypisywane do odpowiednich projektów, działów lub innych obszarów działalności. Samo zaksięgowanie kosztu na właściwym koncie nie zawsze daje poziom szczegółowości potrzebny do późniejszej analizy biznesowej.

Jak zbudować plan kont dopasowany do działalności firmy? 

Budowanie planu kont powinno zaczynać się od poznania działalności przedsiębiorstwa, a nie od mechanicznego kopiowania struktury zastosowanej w innej spółce. 

Model biznesowy i potrzeby informacyjne 

Pierwszym obszarem wymagającym analizy jest sposób działania firmy. Trzeba ustalić, co przedsiębiorstwo sprzedaje, jak generuje przychody i jak wygląda jego struktura organizacyjna. Kolejne pytanie dotyczy danych finansowych potrzebnych osobom zarządzającym. 

Przy rozpoczęciu współpracy ze spółką analizuje się między innymi branżę, model działalności, strukturę organizacyjną, obowiązki sprawozdawcze oraz potrzeby informacyjne zarządu. 

Firma prowadząca działalność projektową może potrzebować raportowania według projektów. Przy kilku oddziałach potrzebny może być podział według lokalizacji. W bardziej rozbudowanej organizacji przydatny może być podział kosztów według działów lub miejsc ich powstawania. 

Jeżeli firma chce analizować koszty według projektów, działów lub innych obszarów działalności, sama konfiguracja planu kont nie wystarczy. Księgowość musi otrzymywać dane potrzebne do prawidłowego przypisania dokumentów. Sposób i termin ich przekazywania powinny być częścią ustalonego modelu współpracy z biurem rachunkowym.

Każdy z takich wymiarów powinien wynikać z rzeczywistej potrzeby informacyjnej. Dodawanie kolejnych poziomów analityki bez określonego celu prowadzi do rozrostu struktury, z której firma później nie korzysta. 

Wymagania rachunkowe, podatkowe i sprawozdawcze 

Plan kont powinien być zgodny z zasadami rachunkowości przyjętymi w firmie. Musi też dostarczać danych potrzebnych do przygotowania wymaganych sprawozdań. 

Przy projektowaniu planu trzeba sprawdzić, jakie dane firma musi pokazać w sprawozdaniu finansowym. Trzeba też uwzględnić sposób ewidencji kosztów i informacje potrzebne do rozliczeń podatkowych. 

Jednym z rozwiązań stosowanych w analityce jest wydzielenie kosztów stanowiących i niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Taki podział może usprawnić przygotowanie danych potrzebnych do rozliczenia podatku dochodowego. 

Nie jest to uniwersalny wzór wymagany w identycznej formie od każdej jednostki. Sposób organizacji ewidencji powinien odpowiadać działalności firmy i przyjętym zasadom księgowym.

Poziom szczegółowości analityki 

Jedną z najważniejszych decyzji jest ustalenie, które dane powinny znaleźć się bezpośrednio w strukturze konta. 

Jeżeli firma chce analizować koszty według działów, projektów, produktów i klientów, każdy z tych elementów można próbować odwzorować przez kolejne poziomy kont analitycznych. Przy większej liczbie kombinacji struktura szybko zaczyna rosnąć. 

Nowoczesny system finansowo-księgowy może przechowywać część informacji w dodatkowych wymiarach analitycznych lub słownikach. Przy projektowaniu planu kont trzeba brać pod uwagę nie tylko księgowość, ale także możliwości systemu, w którym dane będą przetwarzane.

Raporty, które mają powstawać na podstawie danych 

Przed dodaniem kolejnego poziomu analityki dobrze jest ustalić, jaki raport ma powstać na podstawie tej informacji. Trzeba też określić, kto będzie z niego korzystał. 

Jeżeli zarząd chce znać wynik poszczególnych projektów, system musi pozwalać przypisać odpowiednie dane do projektu. Jeżeli firma nie analizuje wyników według konkretnych klientów, rozbudowanie struktury pod taki podział może nie mieć biznesowego uzasadnienia. 

Plan kont powinien odpowiadać nie tylko na pytanie, gdzie zaksięgować daną operację, ale też uwzględniać, jakie informacje przedsiębiorstwo chce później otrzymać z księgowości. 

Jak szczegółowy powinien być plan kont? 

Nie istnieje jedna właściwa liczba kont analitycznych dla każdej firmy. 

Zbyt mała szczegółowość może powodować, że dane księgowe będą poprawne na poziomie ewidencji, ale nie wystarczą do przygotowania raportów oczekiwanych przez zarząd. Jeżeli kilka rodzajów działalności zostanie ujętych w jednym zbiorczym poziomie, późniejsze ustalenie rentowności każdego z nich może wymagać dodatkowej pracy. 

Drugi skrajny przypadek pojawia się, gdy każdy nowy projekt, pojedyncze zdarzenie lub dodatkowy parametr prowadzi do utworzenia następnego konta analitycznego. Z czasem w systemie powstają setki nieaktywnych pozycji. Nazewnictwo traci spójność, a odnalezienie właściwego konta staje się trudniejsze.

Plan kont a analityka w systemie ERP 

Sposób projektowania planu kont jest ściśle związany z technologią wykorzystywaną przez firmę i biuro rachunkowe. 

W tradycyjnym podejściu dodatkową informację często zapisuje się przez rozbudowywanie symbolu konta o kolejne poziomy analityczne. System ERP może też wykorzystywać inne mechanizmy porządkowania danych. 

W systemie enova365 można tworzyć wielopoziomowy plan kont i rozbudowywać analitykę według różnych kryteriów. Producent wskazuje między innymi komórkę organizacyjną, obiekt, rodzaj działalności, produkt i projekt. Takie dodatkowe oznaczenia pomagają uzyskać bardziej szczegółowe raporty bez konieczności tworzenia osobnego konta dla każdego możliwego podziału. 

Wielopoziomowa analityka 

W enova365 plan kont może mieć wielopoziomową strukturę. Analitykę można wykorzystać między innymi do podziału przychodów i kosztów według określonych kryteriów. 

Firma realizująca projekty może uwzględnić projekt jako jeden z przekrojów analitycznych. Podobne rozwiązanie może dotyczyć produktu, rodzaju działalności, oddziału czy komórki organizacyjnej. 

System może także korzystać z identyfikatorów związanych z konkretnymi kartotekami. Przykładem jest kontrahent, pracownik lub numer rejestracyjny pojazdu. 

Słowniki i dodatkowe wymiary danych 

Enova365 umożliwia także budowanie analityki z wykorzystaniem słowników indywidualnych. Według dokumentacji producenta słownik nie musi tworzyć kolejnego segmentu numeru konta. Taka konstrukcja może ograniczyć liczbę kont w samym planie. 

Jest to szczególnie przydatne, gdy firma potrzebuje kilku niezależnych przekrojów analizy. Zamiast budować bardzo długi symbol konta, część informacji można przechowywać w dodatkowych strukturach systemu. 

Dobór rozwiązania powinien wynikać z potrzeb raportowych, sposobu księgowania i możliwości wykorzystywanego oprogramowania. Sposób organizacji planu kont zależy też od środowiska, w którym firma i księgowość pracują na danych. 

Wspólna baza, cyfrowy obieg dokumentów i dostęp do aktualnych informacji są częścią szerszej zmiany pokazującej, jak technologia zmienia współpracę z biurem rachunkowym.

Jak wygląda weryfikacja planu kont przy zmianie biura rachunkowego? 

Przejęcie księgowości istniejącej spółki nie powinno sprowadzać się do technicznego odtworzenia dotychczasowej listy kont w nowym systemie. Weryfikacja planu kont jest jednym z elementów, które trzeba uwzględnić przy zmianie biura rachunkowego. Ma to szczególne znaczenie, gdy nowy zespół przejmuje księgi prowadzone wcześniej według innej struktury lub w innym systemie. 

Przy przejmowaniu księgowości trzeba ocenić, czy obecny plan kont nadal odpowiada działalności firmy i czy daje dostęp do danych potrzebnych w księgowości oraz raportowaniu. 

Proces obejmuje zazwyczaj: 

1. Analizę działalności i potrzeb informacyjnych – poznajemy model biznesowy, strukturę organizacyjną, sposób osiągania przychodów, charakter kosztów oraz oczekiwania dotyczące raportowania. 

2. Weryfikację dotychczasowego planu kont – analizujemy zestawienie obrotów i sald oraz politykę rachunkowości. Oceniamy strukturę kont i stosowaną analitykę. 

3. Zaprojektowanie potrzebnych zmian – określamy docelowy poziom szczegółowości i sposób ewidencji danych potrzebnych księgowo, podatkowo i zarządczo. 

4. Mapowanie danych i konfigurację systemu – przy zmianie struktury trzeba powiązać dotychczasowe dane z nowym układem i skonfigurować rozwiązania księgowe w systemie. 

5. Aktualizację dokumentacji – zmiany wpływające na przyjęte zasady rachunkowości powinny znaleźć odzwierciedlenie w dokumentacji jednostki. 

Przejęcie księgowości wymaga też dostępu do danych pozwalających zachować ciągłość ewidencji i ocenić dotychczasową strukturę kont. Zakres materiałów otrzymywanych przy zakończeniu poprzedniej obsługi wiąże się z obowiązkami biura rachunkowego po rozwiązaniu umowy.

Najczęstsze problemy w źle zaprojektowanym planie kont 

Jednym z problemów jest plan, który przez lata był rozbudowywany bez zachowania jednolitych zasad. W systemie pozostają nieaktywne konta, a podobne pozycje funkcjonują pod różnymi nazwami. Nowe kategorie bywają wtedy dodawane tam, gdzie akurat jest wolne miejsce w numeracji, a nie tam, gdzie wynika to z logicznej struktury. 

Drugi problem pojawia się przy zbyt ogólnej analityce. Księgowość może znać łączną wartość określonej grupy kosztów, podczas gdy zarząd oczekuje podziału na projekty, działy albo inne jednostki biznesowe. 

Jeżeli dane nie były ewidencjonowane w odpowiednim przekroju, przygotowanie takiego raportu może wymagać korzystania z dodatkowych źródeł. 

Problematyczne jest także traktowanie planu kont jako struktury niezmiennej niezależnie od rozwoju firmy. Nowy model sprzedaży, uruchomienie kolejnej linii biznesowej lub rozbudowa organizacji mogą wymagać ponownej oceny analityki. Podobna potrzeba może pojawić się po zmianie oczekiwań zarządu. 

Problem może pojawić się także wtedy, gdy plan kont jest projektowany bez uwzględnienia możliwości systemu ERP. Struktura księgowa i sposób analizy danych powinny być ze sobą spójne.

Kiedy przebudowa planu kont może być potrzebna? 

Plan kont powinien być okresowo oceniany w kontekście aktualnej działalności spółki. Nie każda zmiana biznesowa wymaga przebudowy struktury księgowej. Niektóre sytuacje mogą jednak wskazywać, że dotychczasowy układ przestał dostarczać potrzebnych informacji. 

Takim sygnałem może być wejście w nowy rodzaj działalności, rozbudowa struktury organizacyjnej lub rozpoczęcie pracy projektowej. Powodem do ponownej analizy mogą być także nowe wymagania dotyczące raportowania. 

Podobna ocena może być potrzebna przy zmianie systemu finansowo-księgowego lub przejęciu księgowości przez nowe biuro. 

Zmiany w planie kont trzeba przygotować z uwzględnieniem ciągłości ewidencji, danych już zaksięgowanych i dokumentacji zasad rachunkowości. W systemach informatycznych mogą też istnieć ograniczenia techniczne dotyczące modyfikowania kont, na których są już zapisy. 

Przed rozbudową planu pod nową potrzebę raportową trzeba ustalić, jakiej informacji firma potrzebuje. Kolejnym krokiem jest wybór miejsca, w którym ta informacja będzie przechowywana: na koncie księgowym, w dodatkowej analityce albo w innym elemencie systemu.

Plan kont powinien wspierać nie tylko księgowość, ale także zarządzanie firmą 

Prawidłowo zaprojektowany plan kont zapewnia strukturę potrzebną do prowadzenia ksiąg. Może też zwiększyć użyteczność danych finansowych dla osób zarządzających przedsiębiorstwem. 

Użyteczność danych finansowych zależy od tego, czy sposób ich ewidencji odpowiada późniejszym potrzebom firmy. Informacje, których nie uwzględniono na etapie księgowania lub opisu dokumentów, mogą być trudne do wiarygodnego odtworzenia po kilku miesiącach. 

Plan kont powinien rozwijać się razem z przedsiębiorstwem. Jego struktura powinna być wystarczająco szczegółowa, aby dostarczać potrzebnych informacji. Powinna też pozostać na tyle uporządkowana, aby księgowość mogła sprawnie pracować na niej po zwiększeniu skali działalności.

---

Potrzebujesz wsparcia w prowadzeniu księgowości? 

Nie masz czasu na formalności? A może szukasz biura rachunkowego, które zadba o Twoje rozliczenia i pomoże Ci skupić się na rozwijaniu biznesu? 

Zespół TwentyTwenty Accounting zapewnia kompleksową obsługę księgową firm – rzetelnie, terminowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami. 

Skontaktuj się z nami, a zajmiemy się resztą! 
https://twentytwenty.pl/kontakt/