Obowiązki biura rachunkowego po rozwiązaniu umowy z klientem

Obowiązki biura rachunkowego po rozwiązaniu umowy nie kończą się na zaprzestaniu księgowania kolejnych dokumentów. Dotychczasowe biuro powinno rozliczyć wykonane czynności, przekazać dokumentację i dane potrzebne do kontynuowania księgowości oraz uporządkować dostęp do systemów firmy. 

Największe ryzyko powstaje wtedy, gdy strony znają datę zakończenia umowy, ale nie ustaliły punktu odcięcia odpowiedzialności. Nie wiadomo wówczas, kto składa ostatni JPK, rozlicza wynagrodzenia, wykonuje korekty albo przygotowuje dane dla nowego biura. Samo odebranie segregatorów lub plików nie zapewnia ciągłości rozliczeń. 

Ten etap rozpoczyna się już po zakończeniu współpracy, natomiast przesłanki uzasadniające zmianę biura rachunkowego są odrębnym zagadnieniem. 

Od czego zależą obowiązki biura rachunkowego po rozwiązaniu umowy? 

Zakres obowiązków biura rachunkowego po rozwiązaniu umowy wynika przede wszystkim z jej treści. Znaczenie mają okres wypowiedzenia, data zakończenia obsługi, zakres ostatniego rozliczenia, sposób przekazania dokumentacji oraz zasady wykonywania czynności dodatkowych. Nie każde biuro odpowiada więc za te same zadania po zakończeniu współpracy. 

Trzeba również rozróżnić datę rozwiązania umowy od momentu wykonania ostatnich obowiązków. Jeżeli biuro prowadziło księgowość za cały miesiąc, część deklaracji lub raportów dotyczących tego okresu może być składana już po formalnym zakończeniu umowy. Dlatego zakres końcowej obsługi powinien być opisany jednoznacznie. 

Najpierw trzeba ustalić ostatni okres obsługi 

Przed przekazaniem dokumentacji strony powinny pisemnie potwierdzić, kto zamyka ostatni okres rozliczeniowy. Ustalenie powinno wskazywać, do którego dnia biuro ujmuje dokumenty w księgach lub ewidencjach, kto wysyła ostatnie deklaracje podatkowe, pliki JPK i dokumenty ZUS oraz kto wykonuje ewentualne korekty dotyczące wcześniejszych okresów. 

Osobnego potwierdzenia wymagają czynności roczne, jeżeli umowa kończy się przed przygotowaniem zeznania podatkowego albo sprawozdania finansowego. Trzeba również określić termin, do którego klient przekazuje brakujące dokumenty i wyjaśnienia potrzebne do zamknięcia obsługi. 

Najwięcej problemów pojawia się wtedy, gdy każda ze stron zakłada, że ostatnie rozliczenie wykona ktoś inny. Firma może otrzymać dokumentację, ale nadal nie wiedzieć, czy zamykany okres został rozliczony. Z tego powodu razem z dokumentami powinny zostać przekazane potwierdzenia wysyłki deklaracji oraz urzędowe poświadczenia odbioru. 

Jakie dokumenty powinno przekazać biuro rachunkowe? 

Zakres dokumentacji zależy od formy księgowości, podatków, zatrudnienia oraz usług objętych umową. Innych danych potrzebuje działalność rozliczana ryczałtem, a innych spółka prowadząca księgi rachunkowe, rozrachunki, środki trwałe i kadry. 

Przekazanie powinno obejmować w szczególności: 

• faktury, umowy, wyciągi i pozostałe dowody księgowe znajdujące się w biurze, 

• księgi, ewidencje podatkowe, rejestry VAT oraz ewidencję środków trwałych, 

• zestawienia obrotów i sald, zapisy kont, rozrachunki oraz dane potrzebne do kontynuacji pełnej księgowości, 

• deklaracje, pliki JPK, dokumenty ZUS, potwierdzenia wysyłki i urzędowe poświadczenia odbioru, 

• dokumentację kadrowo-płacową prowadzoną w ramach umowy, 

• informacje o brakujących dokumentach, trwających korektach, kontrolach i nierozliczonych sprawach. 

Sama paczka plików PDF może nie wystarczyć do przejęcia księgowości. Przy pełnych księgach szczególne znaczenie mają salda kont, rozrachunki, rozliczenia międzyokresowe, środki trwałe oraz otwarte pozycje podatkowe. Bez nich nowe biuro może być zmuszone do odtwarzania części zapisów na podstawie dokumentów źródłowych. 

Klient nie zawsze otrzyma kopię całej bazy programu księgowego albo licencję do systemu używanego przez biuro. Forma eksportu powinna wynikać z umowy, możliwości technicznych i ustaleń stron. Przekazane dane muszą jednak pozwalać odtworzyć stan rozliczeń i rozpocząć dalsze prowadzenie księgowości. 

Protokół przekazania dokumentów księgowych 

Przepisy nie wprowadzają jednego obowiązkowego wzoru protokołu przekazania dokumentów księgowych. Protokół pozwala jednak potwierdzić, co zostało wydane, w jakiej formie i w jakim dniu. Chroni firmę przed przeoczeniem braków, a biuro przed późniejszym zarzutem niewydania dokumentacji. 

Dokument powinien zawierać: 

• dane stron i datę zakończenia współpracy, 

• okres objęty przekazaniem, 

• wykaz dokumentów, plików oraz zestawień, 

• format i sposób przekazania danych, 

• listę braków oraz nierozliczonych spraw, 

• informacje o ostatnich deklaracjach i ich statusie, 

• datę odbioru oraz potwierdzenie obu stron. 

Ogólne zdanie „przekazano dokumentację księgową” jest zbyt mało precyzyjne. Nie pozwala ustalić, czy wydano kartoteki wynagrodzeń, rozrachunki, ewidencję środków trwałych albo potwierdzenia wysyłki deklaracji. Przy bardziej złożonej księgowości protokół powinien mieć szczegółowy załącznik. 

Dokumenty elektroniczne i dane osobowe po zakończeniu umowy 

Część dokumentacji może znajdować się w programie finansowo-księgowym, systemie kadrowym, portalu klienta, KSeF albo narzędziu do obiegu dokumentów. Strony powinny ustalić, które pliki klient pobiera samodzielnie, które eksportuje biuro oraz do kiedy pozostaje aktywny dostęp do systemu. 

Firma nie powinna dowiadywać się po wyłączeniu konta, że nie pobrała archiwum, raportów lub potwierdzeń wysyłki. Biuro musi natomiast zamknąć dostęp byłego klienta w sposób, który nie narusza bezpieczeństwa danych innych obsługiwanych podmiotów. 

Jeżeli biuro przetwarzało dane osobowe w imieniu klienta, dalsze postępowanie powinno odpowiadać umowie powierzenia. RODO przewiduje, że podmiot przetwarzający, zależnie od decyzji administratora, zwraca albo usuwa dane i ich kopie, chyba że dalsze przechowywanie wynika z prawa. Przekazanie dokumentacji nie zawsze oznacza więc natychmiastowe usunięcie każdej informacji posiadanej przez biuro. 

Pełnomocnictwa i uprawnienia nie wygasają razem z umową 

Rozwiązanie umowy nie odwołuje automatycznie pełnomocnictw udzielonych księgowym ani dostępów nadanych w systemach. Trzeba je sprawdzić oddzielnie i ustalić, kto składa właściwe odwołanie. 

W sprawach podatkowych do odwołania pełnomocnictwa ogólnego służy OPO-1, a do odwołania uprawnienia do podpisywania deklaracji elektronicznych – OPL-1. W ZUS stosuje się formularz PEL-O. Usunięcie użytkownika z programu firmowego nie zastępuje odwołania umocowania zarejestrowanego w urzędzie. 

Osobnej kontroli wymagają uprawnienia w KSeF. Mogą obejmować przeglądanie i wystawianie faktur albo zarządzanie kolejnymi dostępami. Ministerstwo Finansów wskazuje, że uprawnienie odbiera osoba posiadająca prawo do zarządzania uprawnieniami. Biuro z dostępem operacyjnym nie zawsze może samodzielnie z niego zrezygnować. Firma powinna więc sprawdzić dostęp nadany biuru oraz uprawnienia delegowane jego pracownikom. 

W firmach korzystających z enova365 znaczenie ma również prawidłowa obsługa KSeF w enova365, ponieważ przed zakończeniem współpracy trzeba sprawdzić statusy dokumentów, uporządkować uprawnienia i ustalić sposób dalszego pobierania faktur. 

Czy biuro rachunkowe może zatrzymać dokumenty z powodu zaległej faktury? 

Zaległość wobec biura i obowiązek wydania dokumentacji to odrębne kwestie. Oryginały przekazane przez klienta oraz dane podlegające wydaniu po wykonaniu usługi nie powinny być zabezpieczeniem zwykłego roszczenia o zapłatę wynagrodzenia. 

Kodeksowe prawo zatrzymania dotyczy roszczeń o zwrot nakładów na rzecz albo naprawienie szkody wyrządzonej przez rzecz. Nie obejmuje automatycznie każdej niezapłaconej faktury za usługę księgową. Biuro może dochodzić należności zgodnie z umową, natomiast spór o wynagrodzenie nie powinien blokować zwrotu dokumentów należących do firmy. W przypadku dodatkowych opracowań wykonanych przez biuro konieczna może być analiza zapisów umowy. 

Jak sprawdzić, czy przekazanie księgowości jest kompletne? 

Odbiór dokumentacji nie powinien kończyć się na policzeniu segregatorów. Nowe biuro musi sprawdzić, czy przekazane dane zgadzają się z ostatnimi deklaracjami, czy salda mają potwierdzenie w zapisach oraz czy nie pozostały nierozliczone okresy lub dokumenty oczekujące na korektę. 

Dobrym punktem kontrolnym jest zestawienie ostatniego zaksięgowanego dokumentu, ostatniej wysłanej deklaracji i sald, od których nowa księgowość rozpoczyna pracę. Rozbieżności powinny zostać wyjaśnione przed pierwszym rozliczeniem wykonywanym przez nowe biuro. 

Sprawna współpraca z biurem rachunkowym wymaga również jasnego podziału odpowiedzialności. Firma powinna wiedzieć, jakie dane przekazuje samodzielnie, które czynności wykonuje księgowość i w jaki sposób zgłaszane są braki wymagające uzupełnienia.  

Przy przejęciu księgowości nowe biuro rachunkowe powinno ustalić zakres potrzebnych dokumentów na podstawie formy rozliczeń, podatków, zatrudnienia i systemów używanych przez firmę. Pozwala to wskazać braki jeszcze przed rozpoczęciem bieżącej obsługi oraz wyjaśnić otwarte sprawy z poprzednim biurem. 

Najczęściej zadawane pytania o obowiązki biura rachunkowego po rozwiązaniu umowy 

1. Czy biuro rachunkowe musi oddać dokumenty po zakończeniu umowy? 
   
   Tak. Biuro powinno wydać dokumenty otrzymane od klienta oraz dane i wyniki wykonanych czynności w zakresie wynikającym z umowy. Sposób i termin przekazania najlepiej potwierdzić protokołem. 

2. Ile czasu ma biuro rachunkowe na przekazanie dokumentów? 
   
   Nie ma jednego terminu obowiązującego każdą umowę. Może on wynikać z kontraktu albo uzgodnień stron. Powinien jednak pozwalać firmie zachować ciągłość rozliczeń i dotrzymać najbliższych terminów podatkowych, księgowych oraz ZUS. 

3. Kto składa deklaracje za ostatni miesiąc współpracy? 
   
   Decyduje zakres umowy i ustalony punkt odcięcia. Jeżeli biuro obsługuje cały miesiąc, strony powinny potwierdzić, czy zakres obejmuje także deklaracje składane już po formalnym zakończeniu umowy. 

4. Czy rozwiązanie umowy automatycznie odwołuje pełnomocnictwa? 
   
   Nie. Pełnomocnictwa podatkowe, ZUS i dostępy systemowe trzeba sprawdzić oraz odwołać oddzielnie. Dotyczy to także KSeF. 

5. Czy protokół przekazania dokumentów księgowych jest obowiązkowy? 
   
   Przepisy nie narzucają jednego obowiązkowego wzoru. Protokół jest jednak ważnym potwierdzeniem zakresu przekazania, ujawnionych braków i daty odbioru dokumentacji. 

---

Potrzebujesz wsparcia w prowadzeniu księgowości?

Nie masz czasu na formalności? A może szukasz biura rachunkowego, które zadba o Twoje rozliczenia i pomoże Ci skupić się na rozwijaniu biznesu?

Zespół TwentyTwenty Accounting zapewnia kompleksową obsługę księgową firm – rzetelnie, terminowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Skontaktuj się z nami, a zajmiemy się resztą!
https://twentytwenty.pl/kontakt/