Krajowy System e-Faktur

Wprowadzenie systemu do użytku

Rozpoczęcie działania KSeF będzie możliwe po zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Projekt zmiany ustawy został przekazany Prezydentowi oraz Marszałkowi Senatu w dniu 04-10-2021, nie jest więc jeszcze wiążącym źródłem prawa. Do czasu uchwalenia projekt może być całkowicie zmieniony.

Zgodnie z brzmieniem projektu ustawy faktura ustrukturyzowana to faktura w formie elektronicznej, wystawiona za pomocą Krajowego Systemu
e-Faktur wraz z numerem identyfikacyjnym, który system nada automatycznie.

Z Krajowego Systemu e-Faktur będzie można korzystać już od stycznia 2022 roku. Do końca 2021 roku system jest w fazie testowej.

Początek 2022 roku nie oznacza jednak, że w obiegu nie natrafimy już na papierowe faktury, wystawione ręcznie przez podatników lub faktury wystawione elektronicznie (nieustrukturyzowane). Po uruchomieniu systemu korzystanie z niego będzie dobrowolne.

Kto będzie korzystać z KSeF?

Najprościej rzecz ujmując, wszyscy. Przedsiębiorcy, którzy są czynnymi podatnikami podatku VAT oraz Ci, którzy są zwolnieni z tego podatku.

Co ważne, zagraniczni podatnicy korzystający z unijnej procedury OSS, posiadający polski NIP również będą mogli skorzystać z Krajowego Systemu e-Faktur i wystawić fakturę ustrukturyzowaną.

Zalety korzystania z systemu

Jedną z największych korzyści korzystania z KSeF wymienianą przez Ministerstwo Finansów jest wcześniejszy zwrot VAT. Aktualnie najczęściej wybieraną opcją przez podatników jest zwrot VAT w ciągu 60 dni. Przy spełnieniu określonych warunków okres zwrotu będzie skrócony do 40 dni.

Wystawiając faktury ustrukturyzowane podatnik będzie również zwolniony z obowiązku ich przechowywania. KSeF będzie zobligowany przechowywać te dokumenty przez okres 10 lat.

Kolejnym ułatwieniem dla podatników korzystających z systemu ma być brak obowiązku przesyłania JPK_FA na żądanie organu podatkowego w razie kontroli. Dane składające się na Jednolity Plik Kontrolny dla Faktur będą dostępne w systemie.

Oczywiście nowy system to nie tylko ułatwienia dla podatników. Głównym aspektem KSeF ma być uszczelnienie systemu podatkowego. Nowy system ułatwi kontrolę urzędom skarbowym poprzez szybszy dostęp do wystawianych dokumentów. Wszelkie nieprawidłowości w rozliczaniu podatku od towarów i usług będzie łatwiejsze do wykrycia przez organy podatkowe.

Dostęp do systemu i jego funkcjonalność

Dostęp do systemu e-faktur będzie możliwy po uwierzytelnieniu podpisem kwalifikowanym lub podpisem zaufanym. Upoważnienie innej osoby do korzystania z systemu będzie możliwe dopiero po złożeniu zawiadomienia do Naczelnika Urzędu Skarbowego. Po przygotowaniu faktury oraz uwierzytelnieniu jej faktura zostanie sprawdzona przez system. Dokumentowi zgodnemu ze schematem zostanie nadany indywidualny numer identyfikacyjny, a wystawca faktury otrzyma powiadomienie.

Gdy nabywca faktury wyrazi zgodę na otrzymywanie e-faktur w formie ustrukturyzowanej, to po wystawieniu dokumentu również otrzyma powiadomienie z systemu. Co ważne, w dniu przydzielenia numeru identyfikacyjnego, fakturę będzie można uznać za dostarczoną. Nie będzie konieczności, aby nabywca zalogował się do systemu. Samo nadanie fakturze numeru przez KSeF będzie już wystarczające do stwierdzenia, że faktura została dostarczona do kontrahenta.

Faktura ustrukturyzowana wpłynie również na rozliczenie faktur korygujących. Zgodnie z nowymi przepisami mamy obowiązek udokumentowania warunków, zgodnie z którymi nastąpiła korekta. E-faktura wystawiona za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur zwolni nas z tego obowiązku. Sama faktura będzie dokumentem potwierdzającym warunki.

Co może nas czekać?

Ministerstwo Finansów wiąże duże nadzieje z nowo wchodzącym systemem. Gdy KSeF spełni wszystkie oczekiwania Ministerstwa możliwe, że system stanie się obligatoryjny dla wszystkich przedsiębiorców już na początku 2023 roku.

Rok 2022 będzie więc okazją zarówno dla podatników jak i Ministerstwa Finansów, by powoli nauczyć się obsługi systemu oraz zminimalizować błędy, które najpewniej pojawią się podczas korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur w pełni.